Gli ordini di lavoro su carta funzionano finché l’officina è piccola. Con più clienti, più veicoli e più persone iniziano la ricerca dei foglietti, la ricopiatura al computer e le domande su chi ha fatto cosa. La buona notizia: il passaggio agli ordini digitali si può fare in una settimana.
Giorno 1: impostazioni di base
Inserite i dati aziendali, scegliete il settore e aggiungete i collaboratori. In base al settore, eNalog prepara da solo i campi giusti sull’ordine: per l’officina auto il veicolo e i chilometri, per gli installatori l’indirizzo del lavoro, per l’assistenza apparecchi il numero di serie. Se avete il listino in Excel, importatelo.
Giorno 2: un banco, una persona
Non introducete tutto in una volta. Il primo giorno solo la persona all’accettazione apre i nuovi ordini. Il cartaceo può restare in parallelo ancora per qualche giorno, ma ogni nuovo ordine è già nel programma.
Giorno 3: il kiosk in officina
Mettete un tablet o un computer in officina. I collaboratori accedono con badge o PIN, scelgono l’ordine e iniziano il lavoro. Niente da scrivere, basta un tocco. È proprio per questo che lo accettano: il lavoro diventa più facile, non più difficile.
Giorno 4: il telefono per le foto
Su ogni ordine c’è un codice QR. Scansionandolo con il telefono potete fotografare il VIN, il contachilometri, i danni o il lavoro eseguito. Le foto compaiono subito sull’ordine al computer.
Giorno 5: le prime fatture dagli ordini
Quando l’ordine è chiuso, emettete la fattura direttamente da lì. Servizi e ricambi sono già inseriti, la fattura parte allo SdI e arriva al cliente anche via e-mail come copia di cortesia. Qui si vede il risparmio di tempo più grande: niente più ricopiature.
Dopo la prima settimana
Quando la squadra lavora con gli ordini, aggiungete ciò che vi serve: appuntamenti online, magazzino, ispezioni digitali o registro di entrate e uscite. Ogni modulo si attiva separatamente, quando siete pronti.
A cosa fare attenzione
- Scegliete una persona che risponda alle domande della squadra nella prima settimana.
- Eliminate la carta appena tutti lavorano con il programma, altrimenti si torna alle vecchie abitudini.
- Dopo due settimane guardate il report delle ore: per la prima volta vedrete dove va il tempo.
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