Papirnati nalogi delujejo, dokler je delavnica majhna. Ko pride več strank, več vozil in več ljudi, se začne iskanje listkov, prepisovanje v računalnik in vprašanja, kdo je kaj delal. Dobra novica: prehod na digitalne naloge lahko izpeljete v enem tednu.
1. dan: osnovne nastavitve
Vpišite podatke podjetja, izberite dejavnost in dodajte sodelavce. eNalog ob izbiri dejavnosti sam pripravi prava polja na nalogu – pri avtoservisu vozilo in kilometre, pri monterjih naslov dela, pri servisu naprav serijsko številko. Če imate cenik v Excelu, ga uvozite.
2. dan: en pult, ena oseba
Ne uvajajte vsega naenkrat. Prvi dan naj nove naloge odpira samo oseba na sprejemu. Papirnati nalog lahko še nekaj dni teče vzporedno, a vsak nov nalog je že v programu.
3. dan: kiosk v delavnici
Postavite tablico ali računalnik v delavnico. Delavci se prijavijo s kartico ali PIN-om, izberejo nalog in začnejo delo. Ni vpisovanja, samo dotik. Prav to je razlog, da ga delavci sprejmejo: delo jim je lažje, ne težje.
4. dan: telefon za fotografije
Na vsakem nalogu je QR koda. Ko jo skenirate s telefonom, lahko poslikate VIN, števec, poškodbe ali opravljeno delo. Fotografije se takoj pokažejo na nalogu na računalniku.
5. dan: prvi računi iz nalogov
Ko je nalog zaključen, iz njega izdate račun. Storitve in deli so že vpisani, račun gre v davčno potrditev in po e-pošti stranki. Tu se pokaže največji prihranek časa: nič več prepisovanja.
Po prvem tednu
Ko ekipa dela z nalogi, dodajte, kar potrebujete: spletne termine, skladišče, digitalne preglede ali evidenco prihodov in odhodov. Vsak modul vklopite posebej, ko ste pripravljeni.
Na kaj paziti
- Določite eno osebo, ki odgovarja na vprašanja ekipe v prvem tednu.
- Papir ukinite takoj, ko vsi delajo s programom, sicer se ljudje vračajo na staro.
- Po dveh tednih poglejte poročilo ur: prvič boste videli, kam gre čas.