Papieraufträge funktionieren, solange die Werkstatt klein ist. Kommen mehr Kunden, mehr Fahrzeuge und mehr Mitarbeiter dazu, beginnt die Suche nach Zetteln, das Abtippen in den Computer und die Frage, wer was gemacht hat. Die gute Nachricht: Den Umstieg auf digitale Aufträge schaffen Sie in einer Woche.
Tag 1: Grundeinstellungen
Tragen Sie Ihre Firmendaten ein, wählen Sie Ihre Branche und legen Sie Ihre Mitarbeiter an. Mit der Branchenwahl richtet eNalog die passenden Felder im Auftrag selbst ein – in der Kfz-Werkstatt Fahrzeug und Kilometerstand, bei Monteuren die Einsatzadresse, im Geräteservice die Seriennummer. Haben Sie Ihre Preisliste in Excel, importieren Sie sie.
Tag 2: ein Tresen, eine Person
Führen Sie nicht alles auf einmal ein. Am ersten Tag legt nur die Person an der Annahme neue Aufträge an. Der Papierauftrag kann noch ein paar Tage parallel laufen, aber jeder neue Auftrag ist bereits im Programm.
Tag 3: Kiosk in der Werkstatt
Stellen Sie ein Tablet oder einen Computer in die Werkstatt. Die Mitarbeiter melden sich mit Karte oder PIN an, wählen einen Auftrag und beginnen mit der Arbeit. Kein Tippen, nur ein Fingertipp. Genau deshalb wird er angenommen: Die Arbeit wird leichter, nicht schwerer.
Tag 4: das Handy für Fotos
Jeder Auftrag hat einen QR-Code. Scannen Sie ihn mit dem Handy, können Sie FIN, Tacho, Schäden oder die erledigte Arbeit fotografieren. Die Fotos erscheinen sofort im Auftrag am Computer.
Tag 5: die ersten Rechnungen aus Aufträgen
Ist ein Auftrag abgeschlossen, stellen Sie daraus die Rechnung aus. Leistungen und Teile sind bereits eingetragen, die Rechnung wird fiskalisiert und per E-Mail an den Kunden geschickt. Hier sparen Sie am meisten Zeit: kein Abtippen mehr.
Nach der ersten Woche
Sobald das Team mit Aufträgen arbeitet, ergänzen Sie, was Sie brauchen: Online-Termine, Lager, digitale Inspektionen oder die Erfassung von Kommen und Gehen. Jedes Modul schalten Sie einzeln zu, wenn Sie bereit sind.
Worauf Sie achten sollten
- Bestimmen Sie eine Person, die in der ersten Woche die Fragen des Teams beantwortet.
- Schaffen Sie das Papier ab, sobald alle mit dem Programm arbeiten – sonst kehren die Leute zum Alten zurück.
- Sehen Sie sich nach zwei Wochen den Stundenbericht an: Zum ersten Mal sehen Sie, wohin die Zeit geht.