Sectores · Servicio técnico y tecnología
Farmacia y equipos médicos: mantenimiento de equipos médicos con trazabilidad clara
En los equipos médicos, la trazabilidad es clave. Cada equipo tiene un historial de mantenimientos, revisiones y piezas sustituidas.
Qué cambia
Menos búsquedas, llamadas y datos copiados a mano
Trazabilidad
Número de serie, ubicación y cada trabajo en la ficha del equipo.
Revisiones periódicas
Órdenes de trabajo para revisiones periódicas y una vista de lo que está pendiente.
Documentos y firmas
Circuito de firma para informes y conformidades del cliente.
Funciones para su negocio
Servicio técnico y tecnología
Electricidad, informática, telecomunicaciones, equipos médicos y mantenimiento de equipos en las instalaciones del cliente.
Equipo en la orden de trabajo
El equipo del cliente con número de serie, modelo y el historial de todos los trabajos realizados en él.
Vista de todas las órdenes de trabajo
Qué trabajos esperan, cuáles están en curso y cuáles están listos para recoger.
Control del tiempo
El técnico inicia y detiene el trabajo, y el tiempo se anota en la orden de trabajo y en el registro mensual.
Llegadas a las instalaciones
Un punto NFC o QR en las instalaciones del cliente registra la llegada y la salida con el móvil.
Portal del cliente
Los clientes envían solicitudes y notifican averías ellos mismos, y usted las convierte en órdenes de trabajo.
Facturas y facturas electrónicas
Factura conforme a la normativa de su país desde la orden de trabajo y facturas electrónicas para clientes empresariales.
Cómo funciona en la práctica
Farmacia y equipos médicos
Aviso de avería
El cliente llama, pasa por el local o notifica la avería en el portal.
Orden de trabajo con equipo
Abra una orden de trabajo con el equipo y asígnela a un técnico.
Reparación
El técnico registra el tiempo, las piezas y las notas, y el cliente recibe un aviso.
Entrega y factura
Devuelva el equipo: la factura se genera desde la orden de trabajo.
Organización del trabajo
Cómo organizar el trabajo
Tres ejemplos de empresas de distinto tamaño, paso a paso: quién hace qué, qué configura una sola vez y cómo transcurre el día. Elija el ejemplo que más se parezca a su empresa. Cada uno tiene dos variantes de factura: emitida en eNalog o en su programa de contabilidad.
Autónomo: lo hace todo él mismo
Javier dirige Servicio Técnico Ejemplo S.L. sin empleados. Atiende al cliente, hace el trabajo y emite la factura, todo con un solo inicio de sesión.
Quién trabaja
- Javier: rol Administrador. Ve y edita todo, incluidas las facturas y los ajustes.
- No necesita más usuarios. Su asesor puede tener el rol Contable, que solo consulta las facturas y la exportación.
Se configura una vez
- Al registrarse elige su sector; eNalog prepara los campos de la orden de trabajo y los conceptos de servicio para reparación de aparatos.
- En Ajustes de la empresa → Conceptos de servicio ajusta los precios de los servicios que más hace.
- Instala la app de eNalog en el móvil o abre eNalog en el navegador, para tener siempre las órdenes a mano.
- Configura la emisión de facturas (vea más abajo, según dónde emita las facturas).
Así funciona el trabajo
- María García llama o reserva por las citas en línea. Javier abre Crear orden de trabajo y elige o añade al cliente.
- En la orden elige el aparato del cliente o añade uno nuevo con su número de serie. Con el móvil, mediante el código QR de la orden, fotografía el aparato y su placa; las fotos se adjuntan a la orden.
- En la orden marca los servicios del catálogo, por ejemplo cambio de la bomba y prueba de funcionamiento, y el material usado del almacén.
- Al empezar pulsa Iniciar trabajo y al terminar Detener. Así sabe cuánto tiempo le ha llevado de verdad.
- Cuando el trabajo está hecho, revisa las líneas y pulsa Cerrar orden de trabajo.
- Envía al cliente el PDF de la orden por correo electrónico o lo imprime, y después emite la factura.
Si emite las facturas en eNalog
- En la orden cerrada pulsa Emitir factura y elige la forma de pago: efectivo, tarjeta o transferencia.
- La factura llega al cliente por correo electrónico. Si paga por transferencia, queda pendiente hasta que registra el cobro en Facturas.
- A final de mes envía a su asesor la exportación con Exportar para el asesor contable o le da el rol Contable.
Si emite las facturas en su programa de contabilidad
- Conecta su programa una sola vez en Ajustes de la empresa → Facturas (clave API o botón Conectar).
- En la orden cerrada pulsa Emitir en … En el programa se crea una factura o un borrador con el cliente y las líneas.
- Si el programa crea un borrador, lo confirma en el programa. El número y el PDF de la factura vuelven a la orden en eNalog.
Cuando uno trabaja solo, lo más importante es tenerlo todo en un sitio: orden, tiempo, material y factura. Nada de pasar notas de una libreta al programa.
Equipo pequeño: el jefe y dos trabajadores
En Servicio Técnico Ejemplo S.L., Carlos atiende a los clientes y emite las facturas; Pablo y Diego trabajan en el taller o a domicilio.
Quién trabaja
- Carlos: rol Administrador. Atiende a los clientes, reparte el trabajo, cierra las órdenes y emite las facturas.
- Pablo y Diego: rol Trabajador. Ven todas las órdenes y editan las suyas y las que tienen asignadas. No ven facturas ni cobros.
- Los trabajadores entran con un PIN de 6 cifras en la pantalla compartida Taller (tableta u ordenador) o en su propio móvil.
Se configura una vez
- Carlos añade a Pablo y Diego en Ajustes de la empresa → Usuarios de la empresa con el rol Trabajador. Cada uno recibe un correo con el código de la empresa.
- En la tableta u ordenador del taller abre la página Taller e introduce el código de la empresa. El navegador lo recuerda.
- Si trabajan con guantes, activa Botones más grandes en Ajustes de la empresa → Funciones.
- Configura la emisión de facturas (vea más abajo).
Así funciona el trabajo
- Por la mañana, Pablo y Diego entran en la pantalla Taller con su PIN (o con el móvil mediante el código QR de la pared). La entrada queda registrada en la jornada.
- Carlos atiende a María García y abre una orden. En la orden elige el aparato del cliente o añade uno nuevo con su número de serie. Con el móvil, mediante el código QR de la orden, fotografía el aparato y su placa; las fotos se adjuntan a la orden.
- Asigna la orden a Pablo, que la ve en la pantalla Taller en Órdenes de trabajo.
- Pablo pulsa Iniciar trabajo al empezar. Cuando coge material del almacén, lo añade a la orden, también escaneando el código de barras. Los servicios, por ejemplo cambio de la bomba y prueba de funcionamiento, los marca en la orden.
- Cuando termina, detiene el tiempo y cierra sesión. La orden queda abierta para el jefe; el trabajador no puede cerrarla.
- Carlos revisa las líneas, el tiempo y el material y pulsa Cerrar orden de trabajo. El material usado se descuenta del stock.
Si emite las facturas en eNalog
- Carlos pulsa Emitir factura en la orden cerrada y elige la forma de pago. La factura tiene las mismas líneas que la orden.
- El cliente paga en el momento (efectivo o tarjeta) o por transferencia; en ese caso la factura lleva un código QR de pago, donde el país lo admite.
- En Informes → Por trabajador, Carlos ve cuántas horas ha trabajado cada uno y a qué ritmo respecto al tiempo estándar.
Si emite las facturas en su programa de contabilidad
- Carlos conecta el programa una sola vez en Ajustes de la empresa → Facturas.
- En la orden cerrada pulsa Emitir en … Los trabajadores no ven ese botón.
- La factura o el borrador se crea en el programa; el número y el PDF vuelven a la orden. El asesor sigue trabajando en su programa como siempre.
Los trabajadores no pierden tiempo con el ordenador: PIN, Iniciar trabajo, Detener. Y el jefe ve en todo momento qué está en marcha y qué está pendiente.
Empresa más grande: administrador, oficina y varios trabajadores
En Servicio Técnico Ejemplo S.L., Lucía es la propietaria y administradora, Laura lleva la oficina y Pablo, Diego y Sergio hacen el trabajo.
Quién trabaja
- Lucía: rol Administrador. Ajustes de la empresa, usuarios, suscripción e informes.
- Laura: rol Oficina. Recepción de clientes, citas, órdenes, facturas, cobros, almacén y exportación para el asesor. No puede cambiar la suscripción.
- Pablo, Diego y Sergio: rol Trabajador. Entran con PIN, tarjeta o móvil y trabajan en las órdenes asignadas.
Se configura una vez
- Lucía añade a los usuarios con sus roles y en Ajustes de la empresa → Horario de la jornada laboral configura el horario, la pausa para comer y la aprobación de vacaciones.
- En la entrada cuelga un código QR o una etiqueta NFC para fichar la entrada y la salida con el móvil, y en el taller pone la pantalla Taller.
- Laura importa la tarifa de precios y los artículos al almacén y activa las citas en línea con un recordatorio por SMS el día anterior.
- Entre las dos configuran la emisión de facturas (vea más abajo) y quién puede emitirlas.
Así funciona el trabajo
- María García reserva por las citas en línea o por teléfono. Laura ve la cita en el calendario y, cuando llega el cliente, abre una orden de recepción y a partir de ella la orden de trabajo.
- En la orden elige el aparato del cliente o añade uno nuevo con su número de serie. Con el móvil, mediante el código QR de la orden, fotografía el aparato y su placa; las fotos se adjuntan a la orden.
- Laura reparte el trabajo: la orden es para Diego, que hoy está libre. En la pantalla Taller todos ven quién está trabajando, en la pausa o ausente.
- Diego trabaja con Iniciar trabajo y Detener, añade el material y marca los servicios, por ejemplo cambio de la bomba y prueba de funcionamiento. Para las dudas usa el Chat, donde puede adjuntar un enlace a la orden.
- Cuando el trabajo está hecho, Laura revisa la orden y pulsa Cerrar orden de trabajo. Envía al cliente el PDF de la orden por correo electrónico o un SMS de que el trabajo está listo.
- Lucía sigue en el Panel y en los Informes la facturación, las horas por trabajador, el margen del material y las órdenes abiertas.
Si emite las facturas en eNalog
- Laura pulsa Emitir factura en la orden cerrada. Si se paga por transferencia, la factura queda pendiente; registra los cobros en Facturas y envía un recordatorio a quien no paga.
- Introduce o importa las facturas de proveedores en Facturas recibidas y da entrada al material en el almacén.
- A final de mes envía al asesor la exportación con Exportar para el asesor contable (facturas emitidas y recibidas).
Si emite las facturas en su programa de contabilidad
- Lucía conecta el programa una sola vez en Ajustes de la empresa → Facturas.
- Laura pulsa Emitir en … en la orden cerrada. El administrador puede permitirlo a otros usuarios con una casilla en cada usuario.
- La factura o el borrador se crea en el programa, donde el departamento contable la confirma y la envía. El número y el PDF vuelven a la orden; los cobros y la contabilidad siguen en el programa.
Cada uno tiene su rol: los trabajadores trabajan, la oficina atiende y factura, y la administradora ve la imagen completa. Se acabaron las órdenes en papel de mesa en mesa.
¿Qué se aplica en su país?
Si puede emitir facturas en eNalog y con qué programas se conecta eNalog depende del país donde tiene su sede la empresa.
Preguntas frecuentes
Farmacia y equipos médicos
Sí. Cada equipo tiene su propia ficha con número de serie e historial de órdenes de trabajo.
En Informes de trabajo lleva un registro de horas por cliente y, a final de mes, prepara con él un informe y una factura.
Sí, si los invita al portal del cliente. Allí ven sus propias solicitudes y órdenes de trabajo, nunca los datos de otros clientes.
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