Papirnati nalozi funkcioniraju dok je radionica mala. Kad dođe više klijenata, više vozila i više ljudi, počinje traženje papirića, prepisivanje u računalo i pitanja tko je što radio. Dobra vijest: prelazak na digitalne naloge možete izvesti u tjedan dana.
1. dan: osnovne postavke
Upišite podatke tvrtke, odaberite djelatnost i dodajte suradnike. Kad odaberete djelatnost, eNalog sam pripremi prava polja na nalogu – za autoservis vozilo i kilometražu, za montere adresu radova, za servis uređaja serijski broj. Ako imate cjenik u Excelu, uvezite ga.
2. dan: jedan pult, jedna osoba
Ne uvodite sve odjednom. Prvi dan nove naloge neka otvara samo osoba na prijemu. Papirnati nalog može još nekoliko dana ići paralelno, ali svaki novi nalog već je u programu.
3. dan: kiosk u radionici
Postavite tablet ili računalo u radionicu. Radnici se prijave karticom ili PIN-om, odaberu nalog i počnu s radom. Nema upisivanja, samo dodir. Upravo zato ga radnici prihvate: posao im je lakši, a ne teži.
4. dan: mobitel za fotografije
Na svakom nalogu nalazi se QR kod. Kad ga skenirate mobitelom, možete fotografirati VIN, brojač kilometara, oštećenja ili obavljeni posao. Fotografije se odmah pojave na nalogu na računalu.
5. dan: prvi računi iz naloga
Kad je nalog zatvoren, iz njega izdajete račun. Usluge i dijelovi već su upisani, račun ide na fiskalizaciju i e-mailom klijentu. Tu se vidi najveća ušteda vremena: nema više prepisivanja.
Nakon prvog tjedna
Kad ekipa radi s nalozima, dodajte ono što vam treba: online termine, skladište, digitalne preglede ili evidenciju dolazaka i odlazaka. Svaki modul uključujete zasebno, kad ste spremni.
Na što pripaziti
- Odredite jednu osobu koja u prvom tjednu odgovara na pitanja ekipe.
- Papir ukinite čim svi rade u programu, inače se ljudi vraćaju na staro.
- Nakon dva tjedna pogledajte izvještaj o satima: prvi put ćete vidjeti kamo odlazi vrijeme.