Les ordres de travail papier fonctionnent tant que l’atelier reste petit. Avec plus de clients, plus de véhicules et plus de monde, on se met à chercher les fiches, à tout recopier dans l’ordinateur et à se demander qui a fait quoi. La bonne nouvelle : le passage au numérique peut se faire en une semaine.
Jour 1 : les réglages de base
Saisissez les informations de l’entreprise, choisissez votre activité et ajoutez vos collaborateurs. Selon l’activité choisie, eNalog prépare lui-même les bons champs sur l’ordre de travail – véhicule et kilométrage pour un garage, adresse d’intervention pour les monteurs, numéro de série pour la réparation d’appareils. Si vos tarifs sont dans Excel, importez-les.
Jour 2 : un comptoir, une personne
N’introduisez pas tout d’un coup. Le premier jour, seule la personne à l’accueil crée les nouveaux ordres de travail. Le papier peut encore coexister quelques jours, mais chaque nouvel ordre de travail est déjà dans le logiciel.
Jour 3 : le kiosque dans l’atelier
Installez une tablette ou un ordinateur dans l’atelier. Les employés se connectent avec une carte ou un code PIN, choisissent l’ordre de travail et commencent. Aucune saisie, un simple geste. C’est justement pour cela qu’ils l’adoptent : le travail devient plus facile, pas plus compliqué.
Jour 4 : le téléphone pour les photos
Chaque ordre de travail porte un QR code. En le scannant avec un téléphone, vous photographiez le VIN, le compteur, les dégâts ou le travail réalisé. Les photos apparaissent aussitôt sur l’ordre de travail, à l’ordinateur.
Jour 5 : les premières factures depuis les ordres de travail
Une fois l’ordre de travail clôturé, vous en tirez la facture. Les prestations et les pièces sont déjà saisies, la facture part en validation fiscale puis au client par e-mail. C’est là que vous gagnez le plus de temps : plus aucune ressaisie.
Après la première semaine
Quand l’équipe travaille avec les ordres de travail, ajoutez ce dont vous avez besoin : réservations en ligne, stock, inspections numériques ou suivi des arrivées et départs. Chaque module s’active séparément, quand vous êtes prêt.
Points de vigilance
- Désignez une personne qui répond aux questions de l’équipe pendant la première semaine.
- Abandonnez le papier dès que tout le monde utilise le logiciel, sinon chacun revient à ses anciennes habitudes.
- Au bout de deux semaines, consultez le rapport des heures : vous verrez pour la première fois où passe le temps.
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