Prendiamo un’assistenza per elettrodomestici e climatizzatori con due tecnici sul campo e una persona in ufficio. Al mattino i tecnici prendono gli ordini di lavoro di carta e partono verso i clienti. Dal cliente scrivono cosa non andava e quale pezzo hanno sostituito, mentre le foto del guasto restano sui loro telefoni. Le ore le ricordano o le stimano. Il pomeriggio l’ufficio ricopia tutto al computer, cerca il numero di serie su un foglio stropicciato e chiama il tecnico per sapere quale pezzo ha montato.
È un esempio illustrativo che molte assistenze conoscono. Di seguito vediamo come organizzare questo lavoro in eNalog, così il tecnico completa l’ordine sul telefono dal cliente e l’ufficio vede tutto subito.
Cosa ostacolava il lavoro
- ✓Tutto veniva scritto due volte: prima su carta, poi al computer.
- ✓Numeri di serie e dati di garanzia mancavano o erano ricopiati male.
- ✓Le foto dei guasti restavano sui telefoni personali e mancavano in caso di reclamo.
- ✓Il tempo di lavoro si stimava a memoria e i ricambi usati venivano scaricati dal magazzino in ritardo.
L’ufficio prepara l’ordine
Quando il settore scelto è l’assistenza ai dispositivi, l’oggetto dell’ordine è un dispositivo: produttore, modello, numero di serie e garanzia. In Impostazioni azienda → Generale → Modulo l’amministratore può rendere obbligatori alcuni campi, per esempio il numero di serie, così nessuno lo dimentica.
Quando un cliente chiama, l’ufficio clicca Crea ordine di lavoro, cerca il cliente per nome o telefono e sceglie il dispositivo. Se il cliente è nuovo, lo aggiunge con Aggiungi nuovo. Poi assegna l’ordine a un tecnico e annota cosa ha descritto il cliente. Il tecnico ha subito l’ordine sul telefono, senza carta.
Dal cliente: tutto sul telefono
Arrivato dal cliente, il tecnico apre l’ordine sul telefono:
- 1Sulla scheda Tempo di lavoro clicca Inizia lavoro. Finché il tempo scorre, l’ordine è segnato ovunque in rosso con In lavorazione, così l’ufficio sa dov’è.
- 2In Documenti clicca Scatta foto e poi Foto. Fotografa la targhetta con modello e numero di serie e il guasto stesso. Le foto vengono allegate all’ordine.
- 3Registra il lavoro: spunta i servizi dall’elenco o aggiunge una voce propria, e aggiunge il ricambio dal magazzino o ne scansiona il codice a barre.
- 4Se non ha il pezzo con sé, clicca sull’ordine Cerca dal fornitore e vede dove ordinarlo.
- 5Finito il lavoro, clicca Ferma. Se inizia a lavorare su un altro ordine, il tempo sul precedente si ferma da solo.
Se la riparazione si allunga perché serve ordinare un pezzo, il tecnico manda al cliente un breve messaggio con SMS al cliente direttamente dall’ordine. Il tempo che ha dimenticato di avviare lo inserisce con Inserisci a mano.
In ufficio: niente più ricopiature
L’ufficio vede al computer foto, voci e tempo di lavoro appena il tecnico li salva. In Lavoro → Ordini di lavoro cerca per numero, cliente o stato e sa quali ordini sono aperti, in corso o completati. Il PDF dell’ordine lo invia al cliente per e-mail o lo stampa.
Quando il lavoro è fatto e l’ordine completato, i ricambi usati vengono scaricati dal magazzino da soli. La fattura l’ufficio la emette direttamente dall’ordine, in regola con le norme fiscali o in Fatture in Cloud. I tecnici non possono chiudere un ordine da soli, così l’ufficio ricontrolla prima voci e importi.
Se inserite i tempi standard delle lavorazioni, per esempio mezz’ora per sostituire una resistenza, i Report mostrano le ore lavorate e il rendimento di ogni tecnico nel periodo scelto.
Cosa è cambiato
L’ordine si scrive una volta sola, dal cliente. Numero di serie, garanzia e foto del guasto sono sull’ordine e restano a portata di mano anche per un reclamo sei mesi dopo. Il tempo di lavoro scorre sull’ordine e non nella memoria, e i ricambi escono dal magazzino appena l’ordine è completato. Il pomeriggio l’ufficio non ricopia più nulla: controlla e fattura.
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