Vzemimo servis gospodinjskih aparatov in klimatskih naprav z dvema serviserjema na terenu in eno osebo v pisarni. Zjutraj serviserja v pisarni vzameta papirnate naloge in se odpeljeta k strankam. Pri stranki na nalog napišeta, kaj je bilo narobe in kateri del sta zamenjala, slike okvare pa ostanejo na njunih telefonih. Ure si zapomnita ali jih ocenita. Popoldne pisarna vse prepiše v računalnik, išče serijsko številko na pomečkanem listu in kliče serviserja, kateri del je pravzaprav vgradil.
Gre za ponazoritev, kakršno pozna marsikateri servis. V nadaljevanju je opisano, kako tako delo uredite v eNalogu, da serviser nalog dopolni na telefonu kar pri stranki, pisarna pa vse vidi takoj.
Kaj je oviralo delo
- ✓Vse se je pisalo dvakrat: najprej na papir, nato v računalnik.
- ✓Serijske številke in podatki o garanciji so manjkali ali so bili prepisani narobe.
- ✓Slike okvar so ostale na zasebnih telefonih, zato jih ob reklamaciji ni bilo.
- ✓Čas dela se je ocenjeval na pamet, porabljeni deli pa so se z zaloge odpisovali s zamudo.
Nalog pripravi pisarna
Ko je izbrana panoga za servis naprav, ima nalog za predmet napravo: proizvajalca, model, serijsko številko in garancijo. Skrbnik lahko v Nastavitve podjetja → Splošno → Obrazec določi, katera polja so obvezna, na primer serijska številka, da je nihče ne pozabi.
Ko stranka pokliče, pisarna klikne Ustvari nalog, poišče stranko po imenu ali telefonu in izbere napravo. Če stranke še ni, jo doda z Dodaj novo. Nato nalog dodeli serviserju in vpiše, kaj je stranka opisala. Serviser ima nalog takoj na svojem telefonu, brez papirja.
Pri stranki: vse na telefonu
Serviser nalog odpre na telefonu, ko pride k stranki:
- 1Na kartici Čas dela klikne Začni delo. Dokler čas teče, je nalog povsod označen z rdečo oznako V delu, zato pisarna ve, kje je.
- 2Pri Dokumentih klikne Slikaj in nato Slike. Slika tablico z modelom in serijsko številko ter samo okvaro. Slike se priložijo nalogu.
- 3Vpiše opravljeno delo: označi storitve iz šifranta ali doda svojo postavko, rezervni del pa doda iz skladišča ali skenira njegovo črtno kodo.
- 4Če dela nima s seboj, na nalogu klikne Poišči pri dobavitelju in preveri, kje ga lahko naroči.
- 5Ko konča, klikne Ustavi. Če je začel delo na drugem nalogu, se čas na prejšnjem ustavi sam.
Če se popravilo zavleče, ker je treba naročiti del, serviser stranki z gumbom SMS stranki pošlje kratko sporočilo kar iz naloga. Čas, ki ga je pozabil zagnati, vpiše z Vpiši ročno.
V pisarni: nič več prepisovanja
Pisarna na računalniku vidi slike, postavke in čas dela v trenutku, ko jih serviser shrani. V Delo → Nalogi išče po številki, stranki ali stanju, zato ve, kateri nalogi so odprti, kateri v teku in kateri zaključeni. Izpis naloga v PDF pošlje stranki po e-pošti ali ga natisne.
Ko je delo opravljeno in nalog zaključen, se porabljeni rezervni deli sami odpišejo z zaloge. Iz naloga pisarna izda račun, ki se davčno potrdi prek FURS. Delavci naloga ne morejo zaključiti sami, zato pisarna pred tem še enkrat preveri postavke in zneske.
Če za opravila vpišete normative, na primer pol ure za menjavo grelca, v Poročila → Po delavcih vidite opravljene ure in učinek vsakega serviserja v izbranem obdobju.
Kaj se je spremenilo
Nalog se piše enkrat, kar pri stranki. Serijska številka, garancija in slike okvare so na nalogu, zato so pri roki tudi ob reklamaciji čez pol leta. Čas dela teče na nalogu, ne v spominu, deli pa se odpišejo z zaloge takoj ob zaključku. Pisarna popoldne ne prepisuje več, ampak le preveri in izda račun.
