Vzemimo vulkanizersko delavnico z dvema montažnima mestoma, tremi monterji in eno osebo na sprejemu. Oktobra in aprila telefon zvoni ves dan. Termini so zapisani v rokovniku, ki ga včasih odpre en, včasih drug sodelavec. Pnevmatike, ki jih stranke hranijo čez sezono, so v zvezku: ime, registrska, »polica 4«. Ko stranka pride, monter išče komplet po vseh policah, ker je nekdo med sezono premaknil vrsto. Nekaj strank na termin pozabi, drugi ga dobijo dvakrat.
Gre za ponazoritev, kakršno pozna marsikateri vulkanizer. V nadaljevanju je opisano, kako tako delavnico v sezoni menjave uredite v eNalogu: termini z opomniki, hramba s številkami in nalepkami ter opozorila za pnevmatike, ki niso več za na cesto.
Kaj je oviralo delo v sezoni
- ✓Termini so bili v rokovniku, zato je bil prav en sodelavec vedno ob telefonu.
- ✓Stranke so na termin pozabile, prosta mesta pa so ostala neizkoriščena.
- ✓V zvezku hrambe ni bilo jasno, kje komplet stoji in v kakšnem stanju je bil ob prevzemu.
- ✓Nihče ni opozoril stranke, da ima shranjene zimske pnevmatike s skoraj izrabljenim profilom.
Termini: spletno naročanje in SMS opomniki
Skrbnik v Nastavitve podjetja → Rezervacije nastavi delovni čas in trajanje termina, nato pa javno povezavo za naročanje objavi na spletni strani ali jo pošlje strankam. Stranke se tako naročijo same, tudi zvečer, ko je delavnica zaprta. Nove rezervacije se pokažejo v Delo → Rezervacije, kjer jih sprejem potrdi ali zavrne, stranka pa o tem dobi e-pošto.
Kdor pokliče, ni prikrajšan. Sodelavec na sprejemu ali monter na tablici v delavnici klikne Nova rezervacija, izbere dan, prosto uro (zasedene so obarvane oranžno), trajanje in stranko. Tak termin je takoj potrjen. Levo je mesečni koledar, kjer so bolj zasedeni dnevi temnejši, zato se hitro vidi, kam je še mogoče koga uvrstiti.
Stranka s potrjeno rezervacijo dobi dva SMS-a: dan prej popoldne in zjutraj na dan termina. Opomnika sta privzeto vklopljena in vsak porabi en SMS iz paketa. Ko stranka pride, monter klikne termin in nalog se odpre z že vpisano stranko, vozilom in storitvijo.
Sprejem pnevmatik v hrambo
Ko stranka pusti komplet pri vas, ga monter vpiše v Stranke → Hotel za pnevmatike:
- 1Klikne Sprejem pnevmatik ter izbere stranko in vozilo.
- 2Izbere sezono (letne, zimske ali celoletne) in vpiše dimenzijo, znamko, model in DOT.
- 3Označi, ali so pnevmatike na platiščih, in za vsako kolo vpiše izmerjeno globino profila.
- 4Vpiše lokacijo, na primer polico A3, in shrani. Komplet dobi številko hrambe, na primer H-0012.
- 5Klikne Nalepka in natisne štiri nalepke s številko, sezono, lokacijo, stranko, vozilom in QR kodo.
Police lahko označite tudi same: gumb Nalepke lokacij natisne nalepke za mesta v hotelu. Ko monter QR kodo na polici skenira s telefonom, vidi vse komplete na tej lokaciji. Zvezek ni več potreben, komplet pa se najde po številki hrambe, registrski, telefonu, dimenziji ali znamki.
Menjava v nekaj klikih
Ko stranka pride na sezonsko menjavo, monter pri njenem kompletu klikne Menjava. Stranka, vozilo in lokacija so že izpolnjeni, sezona pa je nastavljena na nasprotno. Vpiše le podatke snetih pnevmatik in izmerjeni profil ter klikne Izvedi menjavo. Komplet iz hrambe je označen kot izdan, sneti komplet pa dobi novo številko in nalepke. Če stranka komplet samo odpelje, monter klikne Izdaj.
Tudi pri običajnem servisu je na nalogu vozila izpisano, kateri komplet imate v hrambi in kje stoji. Stranki lahko tako že ob menjavi olja omenite, da je čas za zimske.
Opozorila in sezonski opomniki
Hotel za pnevmatike sam opozori na komplete, pri katerih je profil nizek, pod zakonskim minimumom ali so pnevmatike po oznaki DOT stare šest let ali več. Monter to stranki pove ob menjavi, sprejem pa lahko v naprej pripravi ponudbo za nove pnevmatike.
Na dnu strani hotela skrbnik ali pisarna vklopi Sezonske opomnike in določi datuma za pomlad in jesen. Na ta dan stranke, ki imajo pri vas pnevmatike za prihajajočo sezono, dobijo sporočilo, naj se naročijo na menjavo. Če je vklopljeno spletno naročanje, je v sporočilu gumb za rezervacijo termina, zato se stranke razporedijo same, namesto da vse pokličejo isti teden.
Hotel za pnevmatike, rezervacije in SMS sporočila so na voljo v paketih Pro in Premium. Ob koncu menjave monter na nalogu zaključi delo, iz naloga pa izdate davčno potrjen račun, ki gre prek FURS.
Kaj se je spremenilo
Termini so na enem mestu in vidni vsem, tudi na tablici v delavnici. Stranke dobijo opomnik, zato je manj praznih terminov. Vsak komplet ima svojo številko, nalepko in lokacijo, zato ga monter najde brez iskanja po vseh policah. Stanje pnevmatik je zapisano ob prevzemu, aplikacija pa sama pokaže, komu je treba predlagati nove.