Uzmimo vulkanizersku radionicu s dva montažna mjesta, tri montera i jednom osobom na prijemu. U listopadu i travnju telefon zvoni cijeli dan. Termini su zapisani u rokovniku koji jednom otvori jedan, drugi put drugi kolega. Gume koje klijenti ostavljaju preko sezone vode se u bilježnici: ime, registracija, »polica 4«. Kad klijent dođe, monter traži komplet po svim policama jer je netko tijekom sezone premjestio red. Neki klijenti zaborave termin, drugi ga dobiju dvaput.
Riječ je o ilustrativnom primjeru koji poznaje mnogi vulkanizer. U nastavku je opisano kako takvu radionicu u sezoni zamjene urediti u eNalogu: termini s podsjetnicima, skladištenje s brojevima i naljepnicama te upozorenja za gume koje više nisu za cestu.
Što je usporavalo sezonu
- ✓Termini su bili u rokovniku pa je netko uvijek morao biti uz telefon.
- ✓Klijenti su zaboravljali termine, a slobodna mjesta ostajala su neiskorištena.
- ✓U bilježnici nije točno pisalo gdje komplet stoji ni u kakvom je stanju bio pri prijemu.
- ✓Nitko nije upozorio klijenta da njegove uskladištene zimske gume imaju gotovo istrošen profil.
Termini: online naručivanje i SMS podsjetnici
Administrator u Postavke tvrtke → Rezervacije postavi radno vrijeme i trajanje termina, a javnu poveznicu za naručivanje objavi na web-stranici ili je pošalje klijentima. Klijenti se tako naručuju sami, i navečer kad je radionica zatvorena. Nove rezervacije pojavljuju se u Rad → Rezervacije, gdje ih prijem potvrdi ili odbije, a klijent u oba slučaja dobije e-poštu.
Tko nazove, nije zakinut. Osoba na prijemu ili monter na tabletu u radionici klikne Nova rezervacija i odabere dan, slobodno vrijeme (zauzeta su narančasta), trajanje i klijenta. Takav termin odmah je potvrđen. Lijevo je mjesečni kalendar u kojem su popunjeniji dani tamniji, pa se odmah vidi gdje još ima mjesta.
Klijent s potvrđenom rezervacijom dobije dva SMS-a: dan prije poslijepodne i ujutro na dan termina. Oba su zadano uključena i svaki troši jedan SMS iz paketa. Kad klijent dođe, monter klikne termin i otvori se nalog s već upisanim klijentom, vozilom i uslugom.
Prijem guma u skladište
Kad klijent ostavi komplet kod vas, monter ga upiše u Klijenti → Hotel za gume:
- 1Klikne Prijem guma i odabere klijenta i vozilo.
- 2Odabere sezonu (ljetne, zimske ili cjelogodišnje) i upiše dimenziju, marku, model i DOT.
- 3Označi jesu li gume na naplacima i za svaki kotač upiše izmjerenu dubinu profila.
- 4Upiše lokaciju, npr. polica A3, i spremi. Komplet dobije broj skladišta, npr. H-0012.
- 5Klikne Naljepnica i ispiše četiri naljepnice s brojem, sezonom, lokacijom, klijentom, vozilom i QR kodom.
Označiti možete i police: gumb Naljepnice lokacija ispisuje naljepnice za mjesta u skladištu. Kad monter mobitelom skenira QR kod na polici, vidi sve komplete na toj lokaciji. Bilježnica više nije potrebna, a komplet se pronalazi po broju skladišta, registraciji, telefonu, dimenziji ili marki.
Zamjena u nekoliko klikova
Kad klijent dođe na sezonsku zamjenu, monter kod njegova kompleta klikne Zamjena. Klijent, vozilo i lokacija već su ispunjeni, a sezona je postavljena na suprotnu. Upiše samo podatke skinutih guma i izmjereni profil te klikne Izvrši zamjenu. Komplet iz skladišta označen je kao izdan, a skinuti komplet dobije novi broj i naljepnice. Ako klijent komplet samo preuzme, monter klikne Izdaj.
I kod običnog servisa na nalogu vozila piše koji komplet imate u skladištu i gdje stoji. Klijentu tako već pri zamjeni ulja možete reći da je vrijeme za zimske gume.
Upozorenja i sezonski podsjetnici
Hotel za gume sam označi komplete s niskim profilom, profilom ispod zakonskog minimuma ili gumama koje su prema oznaci DOT stare šest godina ili više. Monter to kaže klijentu pri zamjeni, a prijem može unaprijed pripremiti ponudu za nove gume.
Na dnu stranice hotela administrator ili ured uključi Sezonske podsjetnike i odredi datum za proljeće i jesen. Tog dana klijenti koji kod vas imaju gume za nadolazeću sezonu dobiju poruku da se naruče na zamjenu. Ako je online naručivanje uključeno, u poruci je gumb za rezervaciju termina, pa se klijenti rasporede sami umjesto da svi nazovu isti tjedan.
Hotel za gume, rezervacije i SMS poruke dostupni su u paketima Pro i Premium. Nakon zamjene monter zaključi nalog, a iz njega se izdaje fiskalizirani račun.
Što se promijenilo
Termini su na jednom mjestu i vidljivi svima, i na tabletu u radionici. Klijenti dobiju podsjetnik pa je manje praznih termina. Svaki komplet ima svoj broj, naljepnicu i lokaciju, pa ga monter nalazi bez traženja po svim policama. Stanje guma zapisano je pri prijemu, a aplikacija sama pokazuje kome treba predložiti nove.