Predstavte si pneuservis s dvoma pracoviskami, tromi mechanikmi a jedným človekom na recepcii. V októbri a v apríli zvoní telefón celý deň. Rezervácie sa zapisujú do papierového diára, ktorý jeden deň otvorí jeden a na druhý deň niekto iný. Pneumatiky, ktoré si zákazníci cez sezónu uskladňujú, sú v zošite: meno, evidenčné číslo, „regál 4“. Keď zákazník príde, mechanik prehľadáva všetky regály, lebo niekto počas sezóny presunul celý rad. Niektorí zákazníci na svoj termín zabudnú, iní sú objednaní dvakrát.
Je to ilustračný príklad, ktorý mnohé pneuservisy dobre poznajú. Nižšie nájdete, ako taký servis v sezóne prezúvania vediete v eNalog: rezervácie s pripomienkami, uskladnenie s číslami a štítkami a upozornenia na pneumatiky, ktoré už nie sú vhodné na cestu.
Čo sezónu brzdilo
- ✓Rezervácie boli v diári, takže jeden človek musel stále sedieť pri telefóne.
- ✓Zákazníci zabúdali na termíny a voľné okná zostávali nevyužité.
- ✓Zošit uskladnenia nehovoril presne, kde sada je, ani v akom stave bola pri odovzdaní.
- ✓Nikto zákazníkov neupozornil, že ich uskladnené zimné pneumatiky už takmer nemajú dezén.
Rezervácie: online termíny a SMS pripomienky
V Nastavenia firmy → Rezervácie správca nastaví otváracie hodiny a dĺžku termínu a potom verejný odkaz na rezervácie umiestni na web alebo ho pošle zákazníkom. Zákazníci si termín rezervujú sami, aj večer, keď je servis zatvorený. Nové žiadosti sa objavia v Práca → Rezervácie, kde ich recepcia potvrdí alebo odmietne, a zákazník v oboch prípadoch dostane e-mail.
Zákazníci, ktorí volajú, nezostanú bokom. Človek na recepcii alebo mechanik na dielenskom tablete klikne na Nová rezervácia a vyberie deň, voľný čas (obsadené časy sú oranžové), dĺžku a zákazníka. Takáto rezervácia je potvrdená hneď. Vľavo je mesačný kalendár, v ktorom sú vyťaženejšie dni tmavšie, takže na prvý pohľad vidíte, kde je ešte miesto.
Zákazník s potvrdenou rezerváciou dostane dve SMS správy: jednu popoludní deň pred termínom a jednu ráno v deň termínu. Obe sú predvolene zapnuté a každá spotrebuje jednu SMS z balíka. Keď zákazník príde, mechanik klikne na rezerváciu a otvorí sa zákazka s už vyplneným zákazníkom, vozidlom a službou.
Prijatie pneumatík na uskladnenie
Keď vám zákazník nechá sadu, mechanik ju zaeviduje v Zákazníci → Uskladnenie pneumatík:
- 1Klikne na Uskladniť pneumatiky a vyberie zákazníka a vozidlo.
- 2Zvolí sezónu (letné, zimné alebo celoročné) a zadá rozmer, značku, model a DOT.
- 3Označí, či sú pneumatiky na diskoch, a zadá nameranú hĺbku dezénu pre každé koleso.
- 4Zadá umiestnenie, napríklad regál A3, a uloží. Sada dostane číslo uskladnenia, napríklad H-0012.
- 5Klikne na Štítok a vytlačí štyri štítky s číslom, sezónou, umiestnením, zákazníkom, vozidlom a QR kódom.
Označiť môžete aj regály: Štítky miest vytlačí štítky pre miesta vo vašom sklade. Keď mechanik naskenuje telefónom QR kód na regáli, uvidí všetky sady, ktoré sú tam uložené. Zošit zmizol a sadu nájdete podľa čísla uskladnenia, evidenčného čísla, telefónu, rozmeru alebo značky.
Prezutie na pár kliknutí
Keď zákazník príde na sezónne prezutie, mechanik pri jeho uskladnenej sade klikne na Prezutie. Zákazník, vozidlo a umiestnenie sú už vyplnené a sezóna je nastavená na opačnú. Mechanik zadá len pneumatiky zložené z auta a ich dezén a klikne na Vykonať prezutie. Uskladnená sada sa označí ako vydaná a zložená sada dostane nové číslo a nové štítky. Ak si zákazník sadu len vyzdvihne, mechanik klikne na Vydať.
Aj pri bežnom servise zákazka vozidla ukazuje, ktorú sadu uskladňujete a kde. Pri výmene oleja tak môžete pripomenúť, že je čas na zimné pneumatiky.
Upozornenia a sezónne pripomienky
Uskladnenie pneumatík označí sady s nízkym dezénom, s dezénom pod zákonným minimom alebo pneumatiky, ktoré sú podľa kódu DOT staré šesť a viac rokov. Mechanik to zákazníkovi povie pri prezutí a recepcia môže vopred pripraviť cenovú ponuku na nové pneumatiky.
V dolnej časti stránky uskladnenia pneumatík správca alebo kancelária zapne Sezónne pripomienky a nastaví jeden dátum pre jar a jeden pre jeseň. V ten deň dostanú zákazníci, ktorí u vás uskladňujú pneumatiky na nadchádzajúcu sezónu, správu s výzvou, aby si rezervovali prezutie. Ak sú zapnuté online rezervácie, správa obsahuje tlačidlo na rezerváciu termínu, takže sa zákazníci rozložia sami a nevolajú všetci v ten istý týždeň.
Uskladnenie pneumatík, rezervácie a SMS správy sú súčasťou balíkov Pro a Premium. Keď je prezutie hotové, mechanik uzavrie zákazku a faktúra sa vystaví priamo z nej ako faktúra v súlade s fiškálnymi predpismi.
Čo sa zmenilo
Rezervácie sú na jednom mieste a vidí ich každý, aj na dielenskom tablete. Zákazníci dostanú pripomienku, takže menej termínov zostane prázdnych. Každá sada má svoje číslo, štítok a umiestnenie, takže ju mechanik nájde bez prehľadávania všetkých regálov. Stav pneumatík sa zaznamená pri odovzdaní a aplikácia sama ukáže, komu treba ponúknuť nové.