Predstavte si autoservis s piatimi mechanikmi a jedným človekom na recepcii. Medzi siedmou a ôsmou ráno zákazníci odovzdajú naraz päť či šesť áut. Servisný technik píše na papier evidenčné číslo, stav tachometra a čo zákazník chce, poškodenia zakrúžkuje na náčrte auta, alebo ich v zhone nezapíše vôbec. Popoludní to niekto všetko prepíše do počítača. Keď sa zákazník pri vyzdvihnutí auta spýta, či tam škrabanec na nárazníku bol už predtým, nikto to s istotou nevie.
Je to ilustračný príklad situácie, ktorú rieši mnoho dielní. Nižšie nájdete, ako taký príjem zvládnete v eNalog s telefónom, ktorý má technik aj tak pri sebe.
Čo príjem brzdilo
- ✓Všetko sa písalo dvakrát: najprv na papier, potom do počítača.
- ✓Evidenčné čísla a VIN sa pri prepisovaní pomýlili, takže sa vozidlá v databáze nie vždy našli a vznikali duplicity.
- ✓Stav auta pri odovzdaní sa nedal preukázať, lebo fotky neboli alebo zostali v telefóne technika.
- ✓Stav tachometra chýbal práve vtedy, keď bol potrebný, napríklad pri objednávaní ďalšieho servisu.
Nový zákazník priamo z osvedčenia o evidencii
Keď zákazník príde prvýkrát, technik otvorí Zákazníci → Pridať nového, klikne na Odfotiť alebo nahrať doklad a odfotí osvedčenie o evidencii vozidla. Meno, adresa, evidenčné číslo a VIN sa vyplnia automaticky; technik ich len skontroluje a doplní telefón a e-mail. Fotka dokladu sa nikde neukladá, údaje sa z nej len prečítajú.
Podľa VIN eNalog doplní údaje o vozidle, ako je motor, palivo a typ karosérie. Pri zriedkavých vozidlách, ktoré nepozná žiadny zdroj, sa vyplní aspoň značka a model doplní technik. Zákazník môže mať viac vozidiel, takže rodinné auto aj firemná dodávka zostanú pri tom istom zákazníkovi.
Príjem vozidla krok za krokom
Pri zákazníkovi, ktorý už je v databáze, prebieha príjem takto:
- 1Na počítači na recepcii technik klikne na Vytvoriť zákazku. Vpravo od formulára je panel Telefón s QR kódom.
- 2QR kód naskenuje fotoaparátom telefónu. V telefóne sa netreba prihlasovať; kód platí len pre túto zákazku a sám sa obnovuje.
- 3V telefóne ťukne na Evidenčné číslo a odfotí tabuľku s evidenčným číslom, alebo na VIN a odfotí číslo pod čelným sklom. Skontroluje, čo sa prečítalo, a ťukne na Odoslať do počítača.
- 4Do Stav km zadá stav tachometra.
- 5V časti Fotky odfotí auto zo všetkých strán a každé poškodené miesto zvlášť.
- 6Na počítači sa všetko odoslané do pár sekúnd objaví v okne Z telefónu. Vozidlo s rovnakým evidenčným číslom alebo VIN sa vyberie automaticky aj so zákazníkom a stav tachometra sa zapíše do svojho poľa.
- 7Technik zapíše, čo zákazník chce, pridelí zákazku mechanikovi a uloží ju tlačidlom Vytvoriť zákazku. Fotky sa priložia k zákazke.
Ak sa zákazník objedná vopred, technik môže najprv otvoriť Príjmovú zákazku s dátumom a časom a položky pridať neskôr, keď je auto v dielni.
Čo sa zmenilo v každodennej práci
Príjem sa už nepíše dvakrát. Čo technik pri aute odfotí a zadá, je okamžite na zákazke, ktorú mechanik vidí na svojej nástenke. Fotky stavu pri odovzdaní sú priložené k zákazke, takže rozhovor o škrabanci na nárazníku je krátky: otvoríte zákazku a pozriete si fotky.
Keďže sa nová zákazka počas vypĺňania ukladá ako koncept, nevadí, ak technika vyruší telefonát alebo nový zákazník vo dverách. Koncept sa uchováva až tri dni a technik v ňom pokračuje zo zoznamu zákaziek tlačidlom Pokračovať. Telefón ho medzitým môže ďalej dopĺňať.
Stav tachometra sa zaznamená na každej zákazke a všetky vykonané servisy sa zhromažďujú v Digitálnej servisnej knižke vozidla. Zákazníkovi ju môžete vytlačiť alebo poslať ako odkaz, čo pomôže aj pri predaji auta.
Keď treba niečo doplniť počas práce
Panel s QR kódom je aj na otvorenej zákazke, vpravo nad dokumentmi. Mechanik, ktorý si počas práce všimne opotrebovaný diel, ho odfotí telefónom a fotka sa hneď uloží k zákazke. Ak má vozidlo v evidencii už iné VIN alebo evidenčné číslo, eNalog to ukáže s tlačidlom Použiť z telefónu, takže existujúce údaje sa nikdy neprepíšu omylom.
Ak zákazku otvoríte priamo v telefóne, QR kód tam nie je. Namiesto neho je pri zákazníkovi alebo v časti Dokumenty tlačidlo Odfotiť s rovnakými možnosťami: VIN, evidenčné číslo a fotky. Mechanik tak môže auto prijať aj sám, keď technik nie je k dispozícii.
Keď je práca hotová, kancelária zákazku vytlačí z náhľadu PDF alebo ju pošle zákazníkovi e-mailom. Ak zákazník počas opravy potrebuje náhradné auto, vydáte ho v Práca → Náhradné vozidlá a zákazník podmienky zapožičania podpíše na obrazovke.
Stručne
Pri príjme vozidla je telefón najrýchlejší nástroj: prečíta evidenčné číslo alebo VIN, zaznamená stav tachometra a stav auta a údaje sa objavia na zákazke v počítači. Dielňa má záznam o tom, v akom stave každé auto prišlo, bez papierikov a bez prepisovania na konci dňa.