Vezměme autoservis s pěti mechaniky a jedním člověkem na příjmu. Mezi sedmou a osmou ráno přivezou zákazníci pět nebo šest aut najednou. Servisní technik zapíše na papír SPZ, stav km a co zákazník chce, poškození zakroužkuje na náčrtku auta, nebo ho ve spěchu nezapíše vůbec. Odpoledne pak někdo všechno přepíše do počítače. Když se zákazník při vyzvednutí zeptá, jestli škrábanec na nárazníku byl na autě už předtím, nikdo to s jistotou neví.
Jde o ilustrativní příklad situace, kterou řeší mnoho dílen. Níže popisujeme, jak takový příjem v eNalog zvládnete s telefonem, který technik stejně nosí u sebe.
Co příjem zdržovalo
- ✓Všechno se psalo dvakrát: nejdřív na papír, pak do počítače.
- ✓SPZ a VIN se při opisování popletly, takže se vozidla v databázi ne vždy našla a vznikaly duplicity.
- ✓Stav auta při převzetí nebylo čím doložit, protože fotky nebyly, nebo zůstaly v telefonu technika.
- ✓Stav km chyběl přesně tehdy, když byl potřeba, například při objednání dalšího servisu.
Nový zákazník rovnou z technického průkazu
Když zákazník přijede poprvé, technik otevře Zákazníci → Přidat nový, klikne na Vyfotit nebo nahrát doklad a vyfotí osvědčení o registraci vozidla. Jméno, adresa, SPZ a VIN se vyplní automaticky; technik je jen zkontroluje a doplní telefon a e-mail. Fotka dokladu se nikam neukládá, údaje se z ní pouze přečtou.
Podle VIN eNalog doplní údaje o vozidle, například motor, palivo a typ karoserie. U vzácných vozidel, která žádný zdroj nezná, se vyplní aspoň značka a technik doplní model. Zákazník může mít více vozidel, takže rodinné auto i firemní dodávka zůstanou u stejného zákazníka.
Příjem vozidla krok za krokem
U zákazníka, který už je v databázi, probíhá příjem takto:
- 1Na počítači na příjmu technik klikne na Vytvořit zakázku. Vpravo od formuláře je panel Telefon s QR kódem.
- 2QR kód naskenuje fotoaparátem telefonu. V telefonu se nemusí přihlašovat; kód platí jen pro tuto zakázku a sám se obnovuje.
- 3V telefonu klepne na SPZ a vyfotí registrační značku, nebo na VIN a vyfotí číslo pod čelním sklem. Zkontroluje, co se přečetlo, a klepne na Odeslat do počítače.
- 4V části Stav km zadá stav tachometru.
- 5V části Fotky vyfotí auto ze všech stran a každé poškozené místo zvlášť.
- 6Na počítači se vše odeslané během několika sekund objeví v poli Z telefonu. Vozidlo se stejnou SPZ nebo VIN se automaticky vybere i se svým zákazníkem a stav km se zapíše do svého pole.
- 7Technik zapíše, co zákazník chce, přidělí zakázku mechanikovi a uloží ji tlačítkem Vytvořit zakázku. Fotky jsou k zakázce přiložené.
Pokud se zákazník objedná předem, může technik nejdřív otevřít zakázku typu Příjmová zakázka s datem a časem a položky doplnit později, až bude auto v dílně.
Co se změnilo v každodenní práci
Příjem se už nepíše dvakrát. Co technik u auta vyfotí a zadá, je hned na zakázce, kterou mechanik vidí ve svém přehledu. Fotky stavu při převzetí jsou přiložené k zakázce, takže rozhovor o škrábanci na nárazníku je krátký: otevřete zakázku a podíváte se na fotky.
Protože se nová zakázka během vyplňování ukládá jako koncept, nevadí, když technika vyruší telefonát nebo nový zákazník ve dveřích. Koncept se uchovává až tři dny a technik na něj naváže ze seznamu zakázek tlačítkem Pokračovat. Telefon do něj mezitím může dál přidávat údaje.
Stav km se zaznamenává na každé zakázce a všechny dokončené servisy se shromažďují v Digitální servisní knížce vozidla. Můžete ji zákazníkovi vytisknout nebo poslat jako odkaz, což se hodí i při prodeji auta.
Když je potřeba něco doplnit během práce
Panel s QR kódem je i na otevřené zakázce, vpravo nad dokumenty. Mechanik, který při práci zjistí opotřebovaný díl, ho vyfotí telefonem a fotka se hned uloží k zakázce. Pokud má vozidlo v evidenci jiný VIN nebo jinou SPZ, eNalog to zobrazí s tlačítkem Použít z telefonu, takže stávající údaje se nikdy nepřepíšou omylem.
Pokud zakázku otevřete přímo v telefonu, QR kód se nezobrazí. Místo něj je u zákazníka nebo v části Dokumenty tlačítko Vyfotit se stejnými možnostmi: VIN, SPZ a fotky. Mechanik tak může přijmout auto i sám, když technik není k dispozici.
Když je práce hotová, kancelář vytiskne zakázku z náhledu PDF nebo ji pošle zákazníkovi e-mailem. Pokud zákazník během opravy potřebuje náhradní auto, vydáte ho v části Práce → Náhradní vozidla a zákazník podepíše podmínky zápůjčky přímo na obrazovce.
Ve zkratce
Při příjmu vozidla je telefon nejrychlejší nástroj: přečte SPZ nebo VIN, zaznamená stav km a stav auta a údaje se objeví na zakázce v počítači. Dílna má záznam o tom, v jakém stavu každé auto přijelo – bez papírků a bez přepisování na konci dne.