Vezměme pneuservis se dvěma montážními místy, třemi montéry a jedním člověkem na příjmu. V říjnu a dubnu zvoní telefon celý den. Rezervace se zapisují do papírového diáře, který jeden den otevře jeden kolega a druhý den někdo jiný. Pneumatiky, které si zákazníci přes sezónu uskladňují, jsou v sešitě: jméno, SPZ, „regál 4“. Když zákazník přijede, montér prohledává všechny regály, protože během sezóny někdo přeskládal řadu. Někteří zákazníci na svůj termín zapomenou, jiní jsou objednaní dvakrát.
Jde o ilustrativní příklad, který mnoho pneuservisů dobře zná. Níže popisujeme, jak takový servis v sezóně přezouvání vedete s eNalog: rezervace s připomínkami, uskladnění s čísly a štítky a upozornění na pneumatiky, které už nejsou způsobilé do provozu.
Co sezónu zpomalovalo
- ✓Rezervace byly v diáři, takže u telefonu musel vždy někdo zůstat.
- ✓Zákazníci zapomínali na termíny a volná místa zůstávala nevyužitá.
- ✓Ze sešitu s uskladněním nebylo poznat, kde přesně sada leží ani v jakém stavu byla při převzetí.
- ✓Nikdo zákazníky neupozornil, že jejich uskladněné zimní pneumatiky mají dezén skoro sjetý.
Rezervace: online termíny a SMS připomínky
V Nastavení firmy → Rezervace správce nastaví otevírací dobu a délku termínu a veřejný rezervační odkaz umístí na web nebo ho pošle zákazníkům. Zákazníci si termín rezervují sami, i večer, když je servis zavřený. Nové požadavky se objeví v části Práce → Rezervace, kde je příjem potvrdí nebo odmítne – zákazník v obou případech dostane e-mail.
Na zákazníky, kteří volají, se také myslí. Kolega na příjmu nebo montér na tabletu v dílně klikne na Nová rezervace a vybere den, volný čas (obsazené časy jsou oranžové), délku a zákazníka. Taková rezervace je potvrzená hned. Vlevo je měsíční kalendář, v němž jsou vytíženější dny tmavší, takže na první pohled vidíte, kde je ještě místo.
Zákazník s potvrzenou rezervací dostane dvě SMS: jednu odpoledne den předem a druhou ráno v den termínu. Obě jsou ve výchozím nastavení zapnuté a každá spotřebuje jednu SMS z tarifu. Když zákazník přijede, montér klikne na rezervaci a otevře se zakázka s již vyplněným zákazníkem, vozidlem a službou.
Příjem pneumatik do uskladnění
Když vám zákazník nechá sadu, montér ji zaeviduje v části Zákazníci → Uskladnění pneumatik:
- 1Klikne na Uskladnit pneumatiky a vybere zákazníka a vozidlo.
- 2Zvolí sezónu (letní, zimní nebo celoroční) a zadá rozměr, značku, model a DOT.
- 3Označí, zda jsou pneumatiky na discích, a u každého kola zadá naměřenou hloubku dezénu.
- 4Zadá umístění, například regál A3, a uloží. Sada dostane číslo uskladnění, například H-0012.
- 5Klikne na Štítek a vytiskne čtyři štítky s číslem, sezónou, umístěním, zákazníkem, vozidlem a QR kódem.
Označit můžete i regály: tlačítkem Štítky umístění vytisknete štítky pro jednotlivá místa ve skladu. Když montér telefonem naskenuje QR kód na regálu, uvidí všechny sady, které jsou tam uložené. Sešit je pryč a sadu najdete podle čísla uskladnění, SPZ, telefonu, rozměru nebo značky.
Přezutí na pár kliknutí
Když zákazník přijede na sezónní přezutí, montér u jeho uskladněné sady klikne na Přezutí. Zákazník, vozidlo a umístění jsou už vyplněné a sezóna je nastavená na opačnou. Montér zadá jen pneumatiky sundané z vozu a jejich dezén a klikne na Provést přezutí. Uskladněná sada se označí jako vydaná, sundaná sada dostane nové číslo a nové štítky. Pokud si zákazník sadu jen vyzvedne, montér klikne na Vydat.
I při běžném servisu ukazuje zakázka vozidla, kterou sadu u vás má uskladněnou a kde. Při výměně oleje tak můžete zákazníkovi připomenout, že je čas na zimní pneumatiky.
Upozornění a sezónní připomínky
Uskladnění pneumatik označí sady s nízkým dezénem, s dezénem pod zákonným minimem nebo pneumatiky, které jsou podle kódu DOT staré šest let a více. Montér to zákazníkovi řekne při přezutí a příjem může předem připravit cenovou nabídku na nové pneumatiky.
Dole na stránce uskladnění pneumatik zapne správce nebo kancelář Sezónní připomínky a nastaví jedno datum pro jaro a jedno pro podzim. V ten den dostanou zákazníci, kteří u vás mají uskladněné pneumatiky na nadcházející sezónu, zprávu s výzvou, aby si objednali přezutí. Pokud jsou zapnuté online rezervace, zpráva obsahuje tlačítko pro rezervaci termínu, takže se zákazníci rozloží sami a nevolají všichni ve stejném týdnu.
Uskladnění pneumatik, rezervace a SMS zprávy jsou součástí tarifů Pro a Premium. Když je přezutí hotové, montér zakázku uzavře a faktura se z ní vystaví rovnou v souladu s fiskálními předpisy.
Co se změnilo
Rezervace jsou na jednom místě a vidí je všichni, i na tabletu v dílně. Zákazníci dostanou připomínku, takže zůstává méně prázdných termínů. Každá sada má své číslo, štítek a umístění, takže ji montér najde bez prohledávání všech regálů. Stav pneumatik je zaznamenaný už při převzetí a aplikace sama ukáže, komu nabídnout nové.