Pongamos un taller de neumáticos con dos puestos de montaje, tres montadores y una persona en el mostrador. En octubre y en abril el teléfono suena todo el día. Las citas se apuntan en una agenda de papel que un día abre una persona y al día siguiente otra. Los neumáticos que los clientes dejan guardados durante la temporada están en una libreta: nombre, matrícula, «estante 4». Cuando llega el cliente, un montador recorre todas las estanterías porque alguien movió una fila a mitad de temporada. Unos clientes olvidan su cita y a otros se les cita dos veces.
Es un ejemplo ilustrativo en el que muchos talleres de neumáticos se reconocerán. A continuación le mostramos cómo llevar un taller así en temporada de cambio con eNalog: citas con recordatorios, almacenaje con números y etiquetas, y avisos de los neumáticos que ya no son aptos para circular.
Qué frenaba la temporada
- ✓Las citas estaban en una agenda, así que siempre tenía que haber alguien pendiente del teléfono.
- ✓Los clientes olvidaban sus citas y los huecos libres se quedaban sin aprovechar.
- ✓La libreta del almacén no decía exactamente dónde estaba cada juego ni en qué estado llegó.
- ✓Nadie avisaba a los clientes de que a sus neumáticos de invierno almacenados apenas les quedaba dibujo.
Citas: reservas online y recordatorios por SMS
En Ajustes de la empresa → Reservas, el administrador define el horario de apertura y la duración de cada franja, y después publica el enlace público de reservas en la web o se lo envía a los clientes. Los clientes reservan por su cuenta, incluso por la noche, cuando el taller está cerrado. Las nuevas solicitudes aparecen en Trabajo → Reservas, donde el mostrador las confirma o las rechaza, y el cliente recibe un correo electrónico en ambos casos.
Los clientes que llaman por teléfono no se quedan fuera. La persona del mostrador, o un montador desde la tableta del taller, hace clic en Nueva cita y elige el día, una hora libre (las ocupadas aparecen en naranja), la duración y el cliente. Una cita así queda confirmada al momento. A la izquierda hay un calendario mensual en el que los días más ocupados se ven más oscuros, de modo que de un vistazo sabe dónde queda sitio.
El cliente con una cita confirmada recibe dos mensajes de texto: uno la tarde anterior y otro la mañana de la cita. Ambos están activados por defecto y cada uno consume un SMS del plan. Cuando llega el cliente, el montador hace clic en la cita y se abre una orden de trabajo con el cliente, el vehículo y el servicio ya rellenados.
Recepción de neumáticos para almacenar
Cuando un cliente le deja un juego, el montador lo registra en Clientes → Hotel de neumáticos:
- 1Hace clic en Almacenar neumáticos y selecciona el cliente y el vehículo.
- 2Elige la temporada (verano, invierno o todo el año) e introduce la medida, la marca, el modelo y el DOT.
- 3Indica si los neumáticos van con llanta e introduce la profundidad del dibujo medida en cada rueda.
- 4Introduce la ubicación, por ejemplo estante A3, y guarda. El juego recibe un número de almacenaje como H-0012.
- 5Hace clic en Etiqueta e imprime cuatro etiquetas con el número, la temporada, la ubicación, el cliente, el vehículo y un código QR.
También puede etiquetar las estanterías: Etiquetas de ubicación imprime etiquetas para los huecos de su almacén. Cuando un montador escanea con el móvil el código QR de un estante, ve todos los juegos guardados en él. La libreta desaparece, y un juego se encuentra por número de almacenaje, matrícula, teléfono, medida o marca.
Un cambio en pocos clics
Cuando el cliente viene al cambio de temporada, el montador hace clic en Cambio en su juego almacenado. El cliente, el vehículo y la ubicación ya están rellenados, y la temporada se pone en la contraria. El montador solo introduce los neumáticos que ha desmontado del coche y su dibujo, y hace clic en Realizar el cambio. El juego almacenado queda marcado como entregado, mientras que el juego desmontado recibe un número nuevo y etiquetas nuevas. Si el cliente solo recoge el juego, el montador hace clic en Entregar.
También en un servicio normal, la orden de trabajo del vehículo muestra qué juego le guarda y dónde. Así, durante un cambio de aceite puede comentarle al cliente que ya toca poner los de invierno.
Avisos y recordatorios de temporada
El hotel de neumáticos marca los juegos con poco dibujo, con un dibujo por debajo del mínimo legal o con seis años o más según su código DOT. El montador se lo comunica al cliente durante el cambio, y el mostrador puede preparar con antelación un presupuesto de neumáticos nuevos.
En la parte inferior de la página del hotel de neumáticos, el administrador o la oficina activa los Recordatorios de temporada y fija una fecha para la primavera y otra para el otoño. Ese día, los clientes que le guardan neumáticos para la temporada que empieza reciben un mensaje en el que se les invita a pedir cita para el cambio. Si las reservas online están activadas, el mensaje incluye un botón para reservar hora, de modo que los clientes se reparten solos en lugar de llamar todos la misma semana.
El hotel de neumáticos, las reservas y los mensajes SMS forman parte de los planes Pro y Premium. Cuando el cambio está hecho, el montador cierra la orden de trabajo y la factura se emite directamente desde ella conforme a la normativa fiscal.
Qué ha cambiado
Las citas están en un solo lugar y las ve todo el mundo, también en la tableta del taller. Los clientes reciben un recordatorio, así que quedan menos huecos vacíos. Cada juego tiene su número, su etiqueta y su ubicación, de modo que el montador lo encuentra sin recorrer todas las estanterías. El estado de los neumáticos queda registrado al recibirlos, y la propia aplicación indica a quién conviene ofrecer neumáticos nuevos.