Pongamos un taller con cinco mecánicos y una persona en el mostrador. Entre las siete y las ocho de la mañana, los clientes dejan cinco o seis coches a la vez. El recepcionista apunta en una hoja la matrícula, el kilometraje y lo que pide el cliente, rodea los daños en un dibujo del coche o, con las prisas, ni siquiera los anota. Por la tarde alguien lo pasa todo al ordenador. Cuando un cliente que recoge el coche pregunta si el arañazo del parachoques ya estaba antes, nadie lo sabe con seguridad.
Es un ejemplo ilustrativo de algo que viven muchos talleres. A continuación le mostramos cómo gestionar una recepción así en eNalog con el móvil que el recepcionista ya lleva encima.
Qué frenaba la recepción
- ✓Todo se escribía dos veces: primero en papel y después en el ordenador.
- ✓Las matrículas y los VIN se copiaban mal, así que los vehículos no siempre aparecían en la base de datos y surgían duplicados.
- ✓No había forma de demostrar el estado del coche en la entrega, porque no había fotos o se quedaban en el móvil del recepcionista.
- ✓El kilometraje faltaba justo cuando hacía falta, por ejemplo al programar el siguiente mantenimiento.
Un cliente nuevo directamente desde el permiso de circulación
Cuando un cliente viene por primera vez, el recepcionista abre Clientes → Añadir nuevo, hace clic en Fotografiar o subir un documento y hace una foto del permiso de circulación. El nombre, la dirección, la matrícula y el VIN se rellenan automáticamente; el recepcionista solo los comprueba y añade un teléfono y un correo electrónico. La foto del documento no se guarda en ningún sitio: solo se leen sus datos.
A partir del VIN, eNalog completa los datos del vehículo, como el motor, el combustible y el tipo de carrocería. En vehículos poco comunes que ninguna fuente conoce, al menos se rellena la marca y el recepcionista añade el modelo. Un cliente puede tener varios vehículos, así que el coche familiar y la furgoneta de la empresa quedan con el mismo cliente.
La recepción del vehículo paso a paso
Con un cliente que ya está en la base de datos, la recepción es así:
- 1En el ordenador del mostrador, el recepcionista hace clic en Crear orden de trabajo. A la derecha del formulario está el panel Teléfono con un código QR.
- 2Escanea el código QR con la cámara del móvil. En el móvil no hace falta iniciar sesión; el código solo vale para esta orden de trabajo y se renueva solo.
- 3En el móvil toca Matrícula y fotografía la placa, o VIN y fotografía el número bajo el parabrisas. Comprueba lo que se ha leído y toca Enviar al ordenador.
- 4En Kilometraje introduce la lectura del cuentakilómetros.
- 5En Fotos fotografía el coche por todos los lados y cada daño por separado.
- 6En el ordenador, todo lo enviado aparece en segundos en el recuadro Desde el teléfono. El vehículo con la misma matrícula o el mismo VIN se selecciona automáticamente junto con su cliente, y el kilometraje va a su campo.
- 7El recepcionista anota lo que pide el cliente, asigna la orden a un mecánico y la guarda con Crear orden de trabajo. Las fotos quedan adjuntas a la orden de trabajo.
Si un cliente pide cita con antelación, el recepcionista puede abrir primero una Orden de recepción con la fecha y la hora, y las partidas se añaden después, cuando el coche ya está en el taller.
Qué ha cambiado en el día a día
La recepción ya no se escribe dos veces. Lo que el recepcionista fotografía e introduce junto al coche está al instante en la orden de trabajo, que el mecánico ve en su panel. Las fotos del estado en la entrega están adjuntas a la orden, así que la conversación sobre el arañazo del parachoques es corta: se abre la orden y se miran las fotos.
Como una orden de trabajo nueva se guarda como borrador mientras se rellena, no importa si al recepcionista le interrumpe una llamada o un cliente nuevo en la puerta. El borrador se conserva hasta tres días y el recepcionista lo retoma desde la lista de órdenes con Continuar. Mientras tanto, el móvil puede seguir añadiendo datos.
El kilometraje queda registrado en cada orden de trabajo, y todos los servicios realizados se recogen en el Libro de mantenimiento digital del vehículo. Puede imprimirlo para el cliente o enviárselo como enlace, lo que también le ayuda cuando vende el coche.
Cuando hay que añadir algo durante el trabajo
El panel QR también está en una orden de trabajo abierta, a la derecha, encima de los documentos. Un mecánico que detecta una pieza desgastada durante el trabajo la fotografía con el móvil y la foto se guarda en la orden al momento. Si el vehículo ya tiene registrado otro VIN u otra matrícula, eNalog lo muestra con un botón Usar el del teléfono, de modo que los datos existentes nunca se sustituyen por error.
Si abre la orden de trabajo en el propio móvil, no hay código QR. En su lugar hay un botón Tomar una foto junto al cliente o en Documentos, con las mismas opciones: VIN, matrícula y fotos. Así, un mecánico puede recepcionar un coche él solo cuando el recepcionista no está.
Cuando el trabajo está terminado, la oficina imprime la orden de trabajo desde la vista previa en PDF o se la envía al cliente por correo electrónico. Si el cliente necesita un coche de sustitución durante la reparación, lo entrega en Trabajo → Vehículos de sustitución, y el cliente firma las condiciones del préstamo en la pantalla.
En resumen
En la recepción del vehículo, el móvil es la herramienta más rápida: lee la matrícula o el VIN, registra el kilometraje y el estado del coche, y los datos aparecen en la orden de trabajo en el ordenador. El taller tiene constancia del estado en que llegó cada coche, sin papelitos y sin volver a teclear al final del día.