Las órdenes de trabajo en papel funcionan bien mientras el taller es pequeño. En cuanto tiene más clientes, más vehículos y más personas, empieza la búsqueda de papelitos, el volver a teclearlo todo en el ordenador y las preguntas sobre quién hizo qué. La buena noticia: puede pasar a las órdenes de trabajo digitales en una semana.
Día 1: configuración básica
Introduzca los datos de su empresa, elija su sector y añada a sus compañeros. Al elegir el sector, eNalog prepara los campos adecuados de la orden de trabajo: vehículo y kilometraje para un taller mecánico, dirección del trabajo para instaladores, número de serie para la reparación de equipos. Si tiene su lista de precios en Excel, impórtela.
Día 2: un mostrador, una persona
No lo implante todo a la vez. El primer día, solo la persona de recepción abre órdenes de trabajo nuevas. Las órdenes en papel pueden convivir unos días más, pero cada orden de trabajo nueva ya está en el sistema.
Día 3: un quiosco en el taller
Coloque una tableta o un ordenador en el taller. Los trabajadores se identifican con una tarjeta o un PIN, eligen una orden de trabajo y empiezan a trabajar. Sin escribir, solo con un toque. Precisamente por eso los trabajadores lo aceptan: les facilita el trabajo, no se lo complica.
Día 4: el móvil para las fotos
Cada orden de trabajo tiene un código QR. Escanéelo con el móvil y podrá fotografiar el VIN, el cuentakilómetros, los daños o el trabajo terminado. Las fotos aparecen al instante en la orden de trabajo en el ordenador.
Día 5: las primeras facturas desde las órdenes de trabajo
Una vez cerrada una orden de trabajo, emite la factura a partir de ella. Los servicios y las piezas ya están introducidos, la factura se fiscaliza donde la normativa lo exige y se envía al cliente por correo electrónico. Aquí es donde más tiempo se ahorra: se acabó volver a teclear.
Después de la primera semana
Cuando el equipo ya trabaja con órdenes de trabajo, añada lo que necesite: citas online, almacén, inspecciones digitales o registro de entradas y salidas. Cada módulo se activa por separado, cuando usted esté preparado.
A qué prestar atención
- ✓Designe a una persona que responda a las dudas del equipo durante la primera semana.
- ✓Deje el papel en cuanto todos usen el software, o la gente volverá a sus viejas costumbres.
- ✓Pasadas dos semanas, revise el informe de horas: por primera vez verá en qué se va el tiempo.