Papieren werkorders werken prima zolang de werkplaats klein is. Met meer klanten, meer voertuigen en meer mensen begint het zoeken naar briefjes, het overtypen in de computer en de vraag wie wat heeft gedaan. Het goede nieuws: u kunt in één week overstappen op digitale werkorders.
Dag 1: basisinstellingen
Vul uw bedrijfsgegevens in, kies uw branche en voeg uw collega’s toe. Kiest u een branche, dan richt eNalog de juiste velden op de werkorder voor u in – voertuig en kilometerstand voor een autogarage, werkadres voor installateurs, serienummer voor apparatenservice. Staat uw prijslijst in Excel, importeer die dan.
Dag 2: één balie, één persoon
Voer niet alles tegelijk in. De eerste dag opent alleen de persoon aan de receptie nieuwe werkorders. Papieren werkorders kunnen nog een paar dagen naast het systeem bestaan, maar elke nieuwe werkorder staat al in het systeem.
Dag 3: een kiosk in de werkplaats
Zet een tablet of computer in de werkplaats. Medewerkers melden zich aan met een pas of pincode, kiezen een werkorder en beginnen. Geen typwerk, alleen een tik. Juist daarom accepteren medewerkers het: het maakt hun werk makkelijker, niet moeilijker.
Dag 4: telefoons voor foto’s
Elke werkorder heeft een QR-code. Scan die met een telefoon en u kunt het VIN, de kilometerteller, schade of het afgeronde werk fotograferen. De foto’s verschijnen meteen op de werkorder op de computer.
Dag 5: de eerste facturen vanuit werkorders
Is een werkorder gesloten, dan maakt u er de factuur van. Diensten en onderdelen staan er al op, de factuur wordt gefiscaliseerd en per e-mail naar de klant gestuurd. Hier bespaart u de meeste tijd: nooit meer overtypen.
Na de eerste week
Werkt het team eenmaal met werkorders, voeg dan toe wat u nodig hebt: online afspraken, magazijn, digitale inspecties of registratie van aankomst en vertrek. U zet elke module apart aan, wanneer u er klaar voor bent.
Waar u op moet letten
- ✓Wijs één persoon aan die in de eerste week de vragen van het team beantwoordt.
- ✓Stop met papier zodra iedereen de software gebruikt, anders vallen mensen terug in oude gewoonten.
- ✓Bekijk na twee weken het urenrapport: voor het eerst ziet u waar de tijd naartoe gaat.