Neem een garage met vijf monteurs en één persoon aan de balie. Tussen zeven en acht uur ‘s ochtends brengen klanten vijf of zes auto’s tegelijk. De serviceadviseur schrijft kenteken, kilometerstand en de wensen van de klant op een vel papier, omcirkelt schade op een autoschets of noteert die in de drukte helemaal niet. ‘s Middags typt iemand alles in de computer. Vraagt een klant bij het ophalen of de kras op de bumper er al zat, dan weet niemand het zeker.
Dit is een voorbeeld ter illustratie van iets waar veel werkplaatsen mee te maken hebben. Hieronder leest u hoe u zo’n intake in eNalog afhandelt met de telefoon die de adviseur toch al bij zich heeft.
Wat de intake vertraagde
- ✓Alles werd twee keer opgeschreven: eerst op papier, dan in de computer.
- ✓Bij het overnemen werden kentekens en VIN’s verkeerd getypt, waardoor voertuigen niet altijd in de database werden gevonden en er dubbele ontstonden.
- ✓De staat van de auto bij inname was niet aan te tonen, omdat er geen foto’s waren of ze op de telefoon van de adviseur bleven staan.
- ✓De kilometerstand ontbrak juist wanneer die nodig was, bijvoorbeeld bij het inplannen van de volgende servicebeurt.
Een nieuwe klant direct vanaf het kentekenbewijs
Komt een klant voor het eerst, dan opent de adviseur Klanten → Nieuw toevoegen, klikt op Document fotograferen of uploaden en maakt een foto van het kentekenbewijs. Naam, adres, kenteken en VIN worden automatisch ingevuld; de adviseur controleert ze alleen en voegt een telefoonnummer en e-mailadres toe. De foto van het document wordt nergens opgeslagen, de gegevens worden er alleen uit gelezen.
Op basis van het VIN vult eNalog de voertuiggegevens aan, zoals motor, brandstof en carrosserievorm. Bij zeldzame voertuigen die geen enkele bron kent, wordt in elk geval het merk ingevuld en voegt de adviseur het model toe. Een klant kan meerdere voertuigen hebben, zodat de gezinsauto en de bedrijfsbus bij dezelfde klant blijven.
Voertuigintake stap voor stap
Voor een klant die al in de database staat, verloopt de intake zo:
- 1Op de balie-computer klikt de adviseur op Werkorder aanmaken. Rechts van het formulier staat het paneel Telefoon met een QR-code.
- 2Hij scant de QR-code met de camera van de telefoon. Op de telefoon is geen inlog nodig; de code geldt alleen voor deze werkorder en vernieuwt zichzelf.
- 3Op de telefoon tikt hij op Kenteken en fotografeert de kentekenplaat, of op VIN en fotografeert het nummer onder de voorruit. Hij controleert wat er is gelezen en tikt op Naar de computer sturen.
- 4Onder Km-stand vult hij de tellerstand in.
- 5Onder Foto’s fotografeert hij de auto van alle kanten en elke beschadigde plek afzonderlijk.
- 6Op de computer verschijnt alles wat is verstuurd binnen enkele seconden in het vak Van de telefoon. Het voertuig met hetzelfde kenteken of VIN wordt samen met de klant automatisch geselecteerd, en de kilometerstand komt in het juiste veld.
- 7De adviseur noteert wat de klant wil, wijst de order toe aan een monteur en slaat hem op met Werkorder aanmaken. De foto’s zijn aan de werkorder gekoppeld.
Boekt een klant vooraf, dan kan de adviseur eerst een Intakeorder openen met datum en tijd; de posten worden later toegevoegd, als de auto in de werkplaats staat.
Wat er in het dagelijkse werk veranderde
De intake wordt niet meer twee keer opgeschreven. Wat de adviseur naast de auto fotografeert en invult, staat meteen op de werkorder, die de monteur op zijn dashboard ziet. Foto’s van de staat bij inname zitten bij de order, dus het gesprek over de kras op de bumper is kort: open de order en bekijk de foto’s.
Omdat een nieuwe werkorder tijdens het invullen als concept wordt bewaard, maakt het niet uit als de adviseur wordt onderbroken door een telefoontje of een nieuwe klant aan de balie. Het concept blijft tot drie dagen bewaard en de adviseur pakt het in de orderlijst weer op met Doorgaan. Ondertussen kan de telefoon er gewoon gegevens aan blijven toevoegen.
De kilometerstand wordt op elke werkorder vastgelegd, en alle uitgevoerde diensten komen samen in het Digitaal onderhoudsboekje van het voertuig. U kunt het voor de klant afdrukken of als link versturen, wat ook helpt wanneer hij de auto verkoopt.
Als er tijdens de klus iets bij moet
Het QR-paneel staat ook op een geopende werkorder, rechts boven de documenten. Ziet een monteur tijdens de klus een versleten onderdeel, dan fotografeert hij het met zijn telefoon en wordt de foto meteen bij de order opgeslagen. Staat er bij het voertuig al een ander VIN of kenteken, dan toont eNalog dat met een knop Waarde van telefoon gebruiken, zodat bestaande gegevens nooit per ongeluk worden overschreven.
Opent u de werkorder op de telefoon zelf, dan is er geen QR-code. In plaats daarvan staat er naast de klant of onder Documenten een knop Foto maken, met dezelfde mogelijkheden: VIN, kenteken en foto’s. Zo kan een monteur een auto ook alleen innemen als de adviseur er niet is.
Is de klus klaar, dan drukt het kantoor de werkorder af vanuit de pdf-weergave of mailt die naar de klant. Heeft de klant tijdens de reparatie vervangend vervoer nodig, dan geeft u een auto uit via Werk → Vervangende voertuigen, waarbij de klant de leenvoorwaarden op het scherm ondertekent.
Kort samengevat
Bij de voertuigintake is de telefoon het snelste hulpmiddel: hij leest het kenteken of VIN, legt de kilometerstand en de staat van de auto vast, en de gegevens verschijnen op de werkorder op de computer. De werkplaats heeft van elke auto vastgelegd in welke staat die binnenkwam, zonder papiertjes en zonder overtypen aan het eind van de dag.