Uzmimo autoservis s pet mehaničara i jednom osobom na prijemu. Ujutro između sedam i osam klijenti dovezu pet ili šest automobila odjednom. Osoba na prijemu na papir zapiše registraciju, kilometre i što klijent želi, oštećenja zaokruži na skici automobila ili ih u žurbi uopće ne zapiše. Poslijepodne netko sve prepiše u računalo. Kad klijent pri preuzimanju pita je li ogrebotina na braniku bila tu i prije, nitko ne zna sa sigurnošću.
Ovo je primjer za ilustraciju, situacija koju poznaju mnoge radionice. U nastavku je opisano kako takav prijem riješiti u eNalogu mobitelom koji osoba na prijemu ionako nosi u džepu.
Što je usporavalo prijem
- ✓Sve se pisalo dvaput: najprije na papir, zatim u računalo.
- ✓Registracije i VIN-ovi pogrešno su se prepisivali, pa vozila u bazi nisu uvijek bila pronađena i nastajali su duplikati.
- ✓Stanje vozila pri prijemu nije se moglo pokazati jer slika nije bilo ili su ostale u mobitelu osobe na prijemu.
- ✓Kilometri su nedostajali upravo kad su bili potrebni, na primjer pri dogovoru sljedećeg servisa.
Novi klijent izravno iz prometne dozvole
Ako klijent dolazi prvi put, osoba na prijemu u Klijenti → Dodaj novo klikne Fotografiraj ili učitaj dokument i fotografira prometnu dozvolu. Ime, adresa, registracija i VIN upišu se sami, a ona ih samo provjeri i doda telefon i e-poštu. Slika dokumenta nigdje se ne sprema, iz nje se samo očitaju podaci.
Iz VIN-a eNalog dopuni podatke o vozilu kao što su motor, gorivo i oblik karoserije. Za rijetka vozila koja ne poznaje nijedan izvor upiše se barem marka, a model se doda ručno. Klijent može imati više vozila, pa obiteljski auto i službeni kombi ostaju kod istog klijenta.
Prijem vozila korak po korak
Za klijenta koji je već u bazi prijem izgleda ovako:
- 1Na računalu na prijemu klikne se Stvori radni nalog. Desno uz obrazac nalazi se ploča Telefon s QR kodom.
- 2QR kod se skenira kamerom mobitela. Prijava na mobitelu nije potrebna, kod vrijedi samo za taj nalog i sam se obnavlja.
- 3Na mobitelu se dodirne Registracija i fotografira tablica, ili VIN i fotografira broj ispod vjetrobranskog stakla. Očitano se provjeri i dodirne Pošalji na računalo.
- 4U Stanje km upišu se kilometri s brojača.
- 5Pod Slike automobil se fotografira sa svih strana, a svako oštećenje posebno.
- 6Na računalu se u okviru S mobitela za nekoliko sekundi pojavi sve poslano. Vozilo s istom registracijom ili VIN-om odabere se samo, zajedno s klijentom, a kilometri se upišu u polje.
- 7Upiše se što klijent želi, nalog se dodijeli mehaničaru i spremi s Stvori radni nalog. Slike se prilože nalogu.
Ako se klijent naruči unaprijed, najprije se može otvoriti Prijemni nalog s datumom i satom, a stavke se dodaju kasnije, kad je vozilo u radionici.
Što se promijenilo u radu
Prijem se više ne piše dvaput. Ono što se fotografira i upiše uz automobil odmah je na radnom nalogu, koji mehaničar vidi na svojoj nadzornoj ploči. Slike stanja pri prijemu priložene su nalogu, pa je razgovor o ogrebotini na braniku kratak: otvori se nalog i pogledaju slike.
Budući da se novi nalog tijekom ispunjavanja stalno sprema kao skica, nije problem ako osobu na prijemu prekine telefonski poziv ili novi klijent na vratima. Skica ostaje do tri dana, a s popisa naloga nastavlja se gumbom Nastavi. Mobitel ju u međuvremenu može i dalje dopunjavati.
Kilometri su zapisani na svakom nalogu, a svi obavljeni servisi skupljaju se u Digitalnoj servisnoj knjižici vozila. Klijentu je možete ispisati ili poslati kao poveznicu, što pomaže i kad prodaje automobil.
Kad treba nešto dodati tijekom rada
Ploča s QR kodom postoji i na već otvorenom nalogu, desno iznad dokumenata. Mehaničar koji tijekom rada primijeti istrošen dio fotografira ga mobitelom i slika se odmah sprema na nalog. Ako je na vozilu već upisan drugi VIN ili registracija, eNalog to pokaže gumbom Koristi s mobitela, pa se postojeći podatak ne zamijeni greškom.
Ako nalog otvorite izravno na mobitelu, QR koda nema. Umjesto njega uz klijenta, odnosno kod Dokumenata, nalazi se gumb Slikaj s istim mogućnostima: VIN, registracija i slike. Tako i mehaničar sam može primiti vozilo kad na prijemu nema nikoga.
Kad je posao gotov, ured ispiše nalog iz PDF pregleda ili ga pošalje klijentu e-poštom. Ako klijentu tijekom popravka treba zamjensko vozilo, izdajete ga u Rad → Zamjenska vozila, a klijent potpisuje uvjete posudbe na zaslonu.
Ukratko
Pri prijemu vozila mobitel je najbrži alat: očita registraciju ili VIN, zabilježi kilometre i stanje automobila, a podaci se pojave na nalogu na računalu. Radionica tako za svako vozilo ima zapisano u kakvom je stanju stiglo, bez papirića i bez prepisivanja na kraju dana.