Réception du véhicule avec le téléphone : photos, kilométrage et VIN sans ressaisie

Exemple concret

Prenons un garage de cinq mécaniciens avec une personne à la réception. Le matin, entre sept et huit heures, les clients déposent cinq ou six voitures en même temps. Le réceptionnaire note sur une feuille la plaque, le kilométrage et la demande du client, entoure les dommages sur un croquis de la voiture ou, dans la précipitation, ne les note pas du tout. L’après-midi, quelqu’un ressaisit tout sur l’ordinateur. Quand le client demande, en reprenant sa voiture, si la rayure sur le pare-chocs était déjà là, personne n’en est sûr.

Il s’agit d’un exemple pour illustrer une situation que connaissent de nombreux ateliers. Voici comment gérer ce type de réception dans eNalog avec le téléphone que le réceptionnaire a déjà dans la poche.

Ce qui ralentissait la réception

• ✓Tout était écrit deux fois : d’abord sur papier, puis sur l’ordinateur.
• ✓Les plaques et les VIN étaient mal recopiés, si bien que les véhicules n’étaient pas toujours retrouvés et que des doublons apparaissaient.
• ✓Impossible de montrer l’état du véhicule à la réception, faute de photos ou parce qu’elles restaient dans le téléphone du réceptionnaire.
• ✓Le kilométrage manquait justement quand on en avait besoin, par exemple pour fixer le prochain entretien.

Un nouveau client à partir du certificat d’immatriculation

Si le client vient pour la première fois, le réceptionnaire ouvre Clients → Ajouter, clique sur Photographier ou charger un document et photographie le certificat d’immatriculation. Le nom, l’adresse, la plaque et le VIN se remplissent seuls ; il suffit de les vérifier et d’ajouter le téléphone et l’e-mail. La photo du document n’est enregistrée nulle part, elle sert uniquement à lire les données.

À partir du VIN, eNalog complète les données du véhicule comme le moteur, le carburant et la carrosserie. Pour les véhicules rares qu’aucune source ne connaît, au moins la marque est renseignée et le modèle est ajouté à la main. Un client peut avoir plusieurs véhicules : la voiture familiale et l’utilitaire de l’entreprise restent chez le même client.

La réception étape par étape

Pour un client déjà enregistré, la réception se déroule ainsi :

1. 1Sur l’ordinateur de la réception, cliquez sur Créer un ordre. À droite du formulaire se trouve le panneau Téléphone avec un code QR.
2. 2Scannez le code QR avec l’appareil photo du téléphone. Aucune connexion n’est nécessaire sur le téléphone : le code ne vaut que pour cet ordre et se renouvelle tout seul.
3. 3Sur le téléphone, touchez Plaque et photographiez la plaque, ou VIN et photographiez le numéro sous le pare-brise. Vérifiez la lecture et touchez Envoyer à l’ordinateur.
4. 4Dans Kilométrage, saisissez le relevé du compteur.
5. 5Dans Photos, photographiez la voiture sous tous les angles et chaque dommage séparément.
6. 6Sur l’ordinateur, tout ce qui a été envoyé apparaît en quelques secondes dans le cadre Du téléphone. Le véhicule ayant la même plaque ou le même VIN est sélectionné automatiquement avec son client, et le kilométrage va dans son champ.
7. 7Notez la demande du client, attribuez l’ordre à un mécanicien et enregistrez avec Créer un ordre. Les photos sont jointes à l’ordre.

Si le client réserve à l’avance, vous pouvez d’abord ouvrir un Ordre de réception avec la date et l’heure ; les lignes s’ajoutent plus tard, quand la voiture est à l’atelier.

Ce qui a changé au quotidien

La réception n’est plus écrite deux fois. Ce que le réceptionnaire photographie et saisit près de la voiture est immédiatement sur l’ordre, que le mécanicien voit sur son tableau de bord. Les photos de l’état à la réception sont jointes à l’ordre : la discussion sur la rayure du pare-chocs est courte, on ouvre l’ordre et on regarde les photos.

Comme le nouvel ordre est enregistré comme brouillon pendant la saisie, ce n’est pas grave si le réceptionnaire est interrompu par un appel ou un nouveau client. Le brouillon est conservé jusqu’à trois jours et se reprend depuis la liste des ordres avec Continuer. Pendant ce temps, le téléphone peut continuer à le compléter.

Le kilométrage figure sur chaque ordre et toutes les interventions réalisées sont regroupées dans le Carnet d’entretien numérique du véhicule. Vous pouvez l’imprimer pour le client ou l’envoyer sous forme de lien, ce qui l’aide aussi lorsqu’il vend sa voiture.

Quand il faut ajouter quelque chose en cours de travail

Le panneau avec le code QR existe aussi sur un ordre déjà ouvert, à droite au-dessus des documents. Le mécanicien qui remarque une pièce usée la photographie avec son téléphone et la photo est aussitôt enregistrée sur l’ordre. Si un autre VIN ou une autre plaque est déjà enregistré sur le véhicule, eNalog l’indique avec le bouton Utiliser celui du téléphone, pour qu’aucune donnée ne soit remplacée par erreur.

Si vous ouvrez l’ordre directement sur le téléphone, il n’y a pas de code QR. À la place, un bouton Prendre une photo se trouve près du client ou dans les Documents, avec les mêmes options : VIN, plaque et photos. Un mécanicien peut ainsi réceptionner une voiture seul quand personne n’est à l’accueil.

Une fois le travail terminé, le bureau imprime l’ordre depuis l’aperçu PDF ou l’envoie au client par e-mail. Si le client a besoin d’un véhicule de remplacement pendant la réparation, vous le remettez dans Travail → Véhicules de courtoisie, le client signant les conditions de prêt à l’écran.

En bref

À la réception du véhicule, le téléphone est l’outil le plus rapide : il lit la plaque ou le VIN, enregistre le kilométrage et l’état de la voiture, et les données apparaissent sur l’ordre à l’ordinateur. L’atelier sait pour chaque véhicule dans quel état il est arrivé, sans bouts de papier et sans ressaisie en fin de journée.

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