Prenons un centre pneus avec deux postes de montage, trois monteurs et une personne à l’accueil. En octobre et en avril, le téléphone sonne toute la journée. Les rendez-vous sont notés dans un agenda papier qu’ouvre tantôt l’un, tantôt l’autre. Les pneus que les clients laissent en gardiennage pour la saison sont dans un cahier : nom, immatriculation, « étagère 4 ». Quand le client arrive, le monteur fouille toutes les étagères parce que quelqu’un a déplacé une rangée en cours de saison. Certains clients oublient leur rendez-vous, d’autres sont inscrits deux fois.
C’est un exemple illustratif que beaucoup de pneumaticiens connaissent. Voici comment organiser un tel atelier en période de changement avec eNalog : rendez-vous avec rappels, gardiennage avec numéros et étiquettes, et alertes pour les pneus qui ne sont plus bons pour la route.
Ce qui freinait la saison
- ✓Les rendez-vous étaient dans un agenda, donc quelqu’un devait toujours rester près du téléphone.
- ✓Les clients oubliaient leur rendez-vous et des créneaux restaient vides.
- ✓Le cahier n’indiquait pas précisément où se trouvait un train de pneus ni dans quel état il avait été déposé.
- ✓Personne ne prévenait le client que ses pneus hiver en gardiennage étaient presque lisses.
Rendez-vous : réservation en ligne et rappels SMS
Dans Paramètres de l’entreprise → Réservations, l’administrateur définit les horaires et la durée d’un créneau, puis publie le lien de réservation sur le site ou l’envoie aux clients. Les clients réservent eux-mêmes, même le soir quand l’atelier est fermé. Les nouvelles demandes apparaissent dans Travail → Réservations, où l’accueil les confirme ou les refuse ; le client reçoit un e-mail dans les deux cas.
Ceux qui appellent ne sont pas oubliés. La personne à l’accueil, ou un monteur sur la tablette de l’atelier, clique sur Nouvelle réservation et choisit le jour, une heure libre (les heures prises sont en orange), la durée et le client. Ce rendez-vous est confirmé tout de suite. À gauche, un calendrier mensuel affiche les jours chargés plus foncés : on voit d’un coup d’œil où il reste de la place.
Le client dont la réservation est confirmée reçoit deux SMS : la veille après-midi et le matin du rendez-vous. Ils sont activés par défaut et chacun consomme un SMS du forfait. Quand le client arrive, le monteur clique sur le rendez-vous et un ordre de travail s’ouvre avec le client, le véhicule et la prestation déjà remplis.
Mettre des pneus en gardiennage
Quand un client vous laisse un train de pneus, le monteur l’enregistre dans Clients → Hôtel à pneus :
- 1Il clique sur Stocker des pneus et choisit le client et le véhicule.
- 2Il choisit la saison (été, hiver ou toutes saisons) et saisit la dimension, la marque, le modèle et le DOT.
- 3Il indique si les pneus sont sur jantes et saisit la profondeur de sculpture mesurée pour chaque roue.
- 4Il saisit l’emplacement, par exemple l’étagère A3, et enregistre. Le train reçoit un numéro de gardiennage comme H-0012.
- 5Il clique sur Étiquette et imprime quatre étiquettes avec le numéro, la saison, l’emplacement, le client, le véhicule et un code QR.
Les étagères peuvent aussi être étiquetées : Étiquettes d’emplacement imprime des étiquettes pour les places de l’hôtel. Quand un monteur scanne le code QR d’une étagère avec son téléphone, il voit tous les trains qui y sont rangés. Plus besoin de cahier : un train se retrouve par numéro, immatriculation, téléphone, dimension ou marque.
Un échange en quelques clics
Quand le client vient pour le changement de saison, le monteur clique sur Échange sur son train en gardiennage. Le client, le véhicule et l’emplacement sont déjà remplis et la saison est réglée sur l’autre. Il saisit seulement les pneus démontés et leur sculpture, puis clique sur Effectuer l’échange. Le train stocké est marqué comme rendu, le train démonté reçoit un nouveau numéro et de nouvelles étiquettes. Si le client vient seulement récupérer ses pneus, il suffit de cliquer sur Rendre.
Lors d’un entretien ordinaire aussi, l’ordre de travail du véhicule indique quel train vous gardez et où. Vous pouvez donc rappeler au client, dès la vidange, qu’il est temps de passer aux pneus hiver.
Alertes et rappels saisonniers
L’hôtel à pneus signale les trains dont la sculpture est faible ou sous le minimum légal, ainsi que les pneus âgés de six ans ou plus selon leur code DOT. Le monteur en parle au client lors de l’échange et l’accueil peut préparer à l’avance un devis pour des pneus neufs.
En bas de la page de l’hôtel, l’administrateur ou le bureau active les Rappels saisonniers et fixe une date pour le printemps et une pour l’automne. Ce jour-là, les clients qui ont chez vous des pneus pour la saison à venir reçoivent un message les invitant à réserver leur changement. Si la réservation en ligne est activée, le message contient un bouton pour réserver : les clients se répartissent d’eux-mêmes au lieu d’appeler tous la même semaine.
L’hôtel à pneus, les réservations et les SMS font partie des forfaits Pro et Premium. Une fois l’échange terminé, le monteur clôt l’ordre de travail et la facture est émise directement depuis celui-ci, conforme aux règles fiscales.
Ce qui a changé
Les rendez-vous sont au même endroit et visibles par tous, y compris sur la tablette de l’atelier. Les clients reçoivent un rappel, il reste donc moins de créneaux vides. Chaque train a son numéro, son étiquette et son emplacement, et le monteur le trouve sans chercher. L’état des pneus est noté au dépôt et l’application montre d’elle-même à qui proposer des pneus neufs.
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