Nehmen wir einen Reifenservice mit zwei Montageplätzen, drei Monteuren und einer Person an der Annahme. Im Oktober und im April klingelt das Telefon den ganzen Tag. Termine stehen in einem Kalender aus Papier, den mal der eine, mal die andere aufschlägt. Die Reifen, die Kunden über die Saison einlagern, stehen in einem Notizbuch: Name, Kennzeichen, »Regal 4«. Kommt der Kunde, sucht der Monteur alle Regale ab, weil jemand während der Saison eine Reihe umgestellt hat. Manche Kunden vergessen ihren Termin, andere werden doppelt eingetragen.
Das ist ein anschauliches Beispiel, wie es viele Reifenbetriebe kennen. Im Folgenden sehen Sie, wie Sie einen solchen Betrieb in der Wechselsaison mit eNalog organisieren: Termine mit Erinnerung, Einlagerung mit Nummern und Etiketten und Warnungen bei Reifen, die nicht mehr auf die Straße gehören.
Was die Saison ausgebremst hat
- ✓Termine standen im Papierkalender, also musste immer jemand am Telefon bleiben.
- ✓Kunden vergaßen ihre Termine, freie Plätze blieben ungenutzt.
- ✓Im Notizbuch stand nicht genau, wo ein Satz lagert und in welchem Zustand er abgegeben wurde.
- ✓Niemand wies Kunden darauf hin, dass ihre eingelagerten Winterreifen kaum noch Profil hatten.
Termine: Online-Buchung und SMS-Erinnerung
In Unternehmenseinstellungen → Reservierungen legt der Administrator Öffnungszeiten und Termindauer fest und stellt den öffentlichen Buchungslink auf die Website oder schickt ihn den Kunden. So buchen Kunden selbst, auch am Abend, wenn die Werkstatt geschlossen ist. Neue Anfragen erscheinen unter Arbeit → Reservierungen, wo die Annahme sie bestätigt oder ablehnt; der Kunde bekommt in beiden Fällen eine E-Mail.
Wer anruft, kommt genauso zum Zug. Die Annahme oder ein Monteur am Werkstatt-Tablet klickt auf Neue Buchung und wählt Tag, freie Uhrzeit (belegte Zeiten sind orange), Dauer und Kunde. Ein solcher Termin ist sofort bestätigt. Links steht ein Monatskalender, in dem volle Tage dunkler sind, so sieht man sofort, wo noch Platz ist.
Ein Kunde mit bestätigtem Termin erhält zwei SMS: am Nachmittag davor und am Morgen des Termins. Beide sind standardmäßig aktiv und verbrauchen je eine SMS aus dem Paket. Kommt der Kunde, klickt der Monteur auf den Termin, und ein Arbeitsauftrag öffnet sich mit Kunde, Fahrzeug und Leistung bereits eingetragen.
Reifen einlagern
Lässt ein Kunde einen Satz bei Ihnen, erfasst ihn der Monteur unter Kunden → Reifenhotel:
- 1Er klickt auf Reifen einlagern und wählt Kunde und Fahrzeug.
- 2Er wählt die Saison (Sommer, Winter oder Ganzjahr) und gibt Dimension, Marke, Modell und DOT ein.
- 3Er markiert, ob die Reifen auf Felgen sind, und trägt für jedes Rad die gemessene Profiltiefe ein.
- 4Er gibt den Lagerplatz ein, etwa Regal A3, und speichert. Der Satz erhält eine Lagernummer wie H-0012.
- 5Er klickt auf Etikett und druckt vier Etiketten mit Nummer, Saison, Lagerplatz, Kunde, Fahrzeug und QR-Code.
Auch die Regale lassen sich beschriften: Platzetiketten druckt Etiketten für die Plätze im Lager. Scannt ein Monteur den QR-Code am Regal mit dem Handy, sieht er alle dort gelagerten Sätze. Das Notizbuch ist überflüssig, und ein Satz ist über Lagernummer, Kennzeichen, Telefon, Dimension oder Marke schnell gefunden.
Der Wechsel mit wenigen Klicks
Kommt der Kunde zum Saisonwechsel, klickt der Monteur beim eingelagerten Satz auf Wechsel. Kunde, Fahrzeug und Lagerplatz sind schon ausgefüllt, die Saison ist auf die andere gestellt. Er trägt nur die abmontierten Reifen und ihr Profil ein und klickt auf Wechsel ausführen. Der eingelagerte Satz gilt als ausgegeben, der abmontierte erhält eine neue Nummer und neue Etiketten. Holt der Kunde den Satz nur ab, genügt Ausgeben.
Auch beim normalen Service zeigt der Arbeitsauftrag des Fahrzeugs, welcher Satz bei Ihnen lagert und wo. So können Sie schon beim Ölwechsel erwähnen, dass es Zeit für die Winterreifen ist.
Warnungen und saisonale Erinnerungen
Das Reifenhotel markiert Sätze mit niedrigem Profil, mit Profil unter dem gesetzlichen Minimum oder mit Reifen, die laut DOT sechs Jahre oder älter sind. Der Monteur sagt es dem Kunden beim Wechsel, und die Annahme kann vorab ein Angebot für neue Reifen vorbereiten.
Unten auf der Seite des Reifenhotels schaltet der Administrator oder das Büro Saisonale Erinnerungen ein und legt je ein Datum für Frühling und Herbst fest. An diesem Tag erhalten Kunden, die bei Ihnen Reifen für die kommende Saison lagern, eine Nachricht, dass sie einen Wechseltermin buchen sollen. Ist die Online-Buchung aktiv, enthält die Nachricht einen Button zur Terminbuchung. So verteilen sich die Kunden selbst, statt alle in derselben Woche anzurufen.
Reifenhotel, Reservierungen und SMS sind in den Paketen Pro und Premium enthalten. Nach dem Wechsel schließt der Monteur den Arbeitsauftrag ab, und die Rechnung wird direkt daraus als steuerlich konforme Rechnung erstellt.
Was sich geändert hat
Die Termine sind an einem Ort und für alle sichtbar, auch am Werkstatt-Tablet. Kunden werden erinnert, deshalb bleiben weniger Termine leer. Jeder Satz hat Nummer, Etikett und Lagerplatz, der Monteur findet ihn ohne Suche. Der Zustand der Reifen ist bei der Abgabe festgehalten, und die App zeigt selbst, wem man neue Reifen anbieten sollte.