Vezměme si servis domácích spotřebičů a klimatizací se dvěma techniky v terénu a jednou osobou v kanceláři. Ráno si technici v kanceláři vezmou papírové zakázky a vyrazí k zákazníkům. U zákazníka zapíší, co bylo rozbité a který díl vyměnili, fotky závady ale zůstanou v jejich mobilech. Hodiny si pamatují nebo je odhadnou. Odpoledne kancelář vše přepisuje do počítače, hledá sériové číslo na zmačkaném papíře a volá technikovi, který díl vlastně namontoval.
Jde o ilustrační příklad, který zná mnohý servis. Dále je popsáno, jak takovou práci zorganizujete v eNalogu, aby technik doplnil zakázku v mobilu přímo u zákazníka a kancelář vše viděla hned.
Co brzdilo práci
- ✓Vše se psalo dvakrát: nejdřív na papír, potom do počítače.
- ✓Sériová čísla a údaje o záruce chyběla nebo byla přepsána špatně.
- ✓Fotky závad zůstávaly v soukromých mobilech, a při reklamaci tak chyběly.
- ✓Čas práce se odhadoval zpaměti a použité díly se ze skladu odepisovaly pozdě.
Zakázku připraví kancelář
Když je zvolen obor servisu zařízení, předmětem zakázky je zařízení: výrobce, model, sériové číslo a záruka. Administrátor může v Nastavení firmy → Obecné → Formulář určit povinná pole, například sériové číslo, aby ho nikdo nezapomněl.
Když zákazník zavolá, kancelář klikne na Vytvořit zakázku, najde zákazníka podle jména nebo telefonu a vybere zařízení. Je-li zákazník nový, přidá ho přes Přidat nový. Potom zakázku přidělí technikovi a zapíše, co zákazník popsal. Technik má zakázku hned v mobilu, bez papíru.
U zákazníka: vše v mobilu
Technik otevře zakázku v mobilu, když dorazí k zákazníkovi:
- 1Na kartě Čas práce klikne na Zahájit práci. Dokud čas běží, je zakázka všude označena červeným štítkem Pracuje se, takže kancelář ví, kde je.
- 2U Dokumentů klikne na Vyfotit a potom na Fotky. Vyfotí typový štítek s modelem a sériovým číslem i samotnou závadu. Fotky se přiloží k zakázce.
- 3Zapíše provedenou práci: označí služby z číselníku nebo přidá vlastní položku a náhradní díl přidá ze skladu nebo naskenuje jeho čárový kód.
- 4Pokud díl nemá s sebou, klikne na zakázce na Najít u dodavatele a podívá se, kde ho objednat.
- 5Když skončí, klikne na Zastavit. Když začne pracovat na jiné zakázce, čas na předchozí se zastaví sám.
Pokud se oprava protáhne, protože je třeba objednat díl, technik pošle zákazníkovi krátkou zprávu tlačítkem SMS zákazníkovi přímo ze zakázky. Čas, který zapomněl spustit, zapíše přes Přidat ručně.
V kanceláři: žádné přepisování
Kancelář vidí fotky, položky a čas práce v počítači hned, jak je technik uloží. V Práce → Zakázky hledá podle čísla, zákazníka nebo stavu, takže ví, které zakázky jsou otevřené, probíhají nebo jsou dokončené. PDF zakázky pošle zákazníkovi e-mailem nebo ho vytiskne.
Když je práce hotová a zakázka dokončená, použité náhradní díly se ze skladu odepíšou samy. Ze zakázky kancelář vystaví fakturu s QR Platbou přímo v eNalogu, nebo ji připraví ve Fakturoidu či iDokladu. Technici nemohou zakázku uzavřít sami, proto kancelář ještě jednou zkontroluje položky a částky.
Pokud pro úkony zadáte normy, například půl hodiny na výměnu topného tělesa, v Přehledech vidíte odpracované hodiny a výkon každého technika ve zvoleném období.
Co se změnilo
Zakázka se píše jednou, přímo u zákazníka. Sériové číslo, záruka a fotky závady jsou na zakázce, takže jsou po ruce i při reklamaci za půl roku. Čas práce běží na zakázce, ne v paměti, a díly se odepíšou ze skladu hned po dokončení zakázky. Kancelář odpoledne už nic nepřepisuje, jen zkontroluje a vyfakturuje.
