Nehmen wir einen Service für Hausgeräte und Klimaanlagen mit zwei Technikern im Außendienst und einer Person im Büro. Morgens holen die Techniker Aufträge auf Papier ab und fahren zu den Kunden. Dort notieren sie, was defekt war und welches Teil sie getauscht haben, die Fotos vom Defekt bleiben auf ihren eigenen Handys. Die Stunden merken sie sich oder schätzen sie. Am Nachmittag tippt das Büro alles in den Computer, sucht die Seriennummer auf einem zerknitterten Zettel und ruft den Techniker an, um zu fragen, welches Teil er eigentlich eingebaut hat.
Das ist ein anschauliches Beispiel, wie es viele Servicebetriebe kennen. Im Folgenden sehen Sie, wie Sie diese Arbeit in eNalog organisieren, sodass der Techniker den Auftrag am Handy beim Kunden ergänzt und das Büro alles sofort sieht.
Was die Arbeit behindert hat
- ✓Alles wurde zweimal geschrieben: zuerst auf Papier, dann in den Computer.
- ✓Seriennummern und Garantieangaben fehlten oder waren falsch abgetippt.
- ✓Fotos von Defekten blieben auf privaten Handys und fehlten bei einer Reklamation.
- ✓Die Arbeitszeit wurde aus dem Gedächtnis geschätzt, verbaute Teile wurden verspätet vom Lager abgebucht.
Das Büro bereitet den Auftrag vor
Ist als Branche der Geräteservice gewählt, ist der Gegenstand eines Auftrags ein Gerät: Hersteller, Modell, Seriennummer und Garantie. Unter Unternehmenseinstellungen → Allgemein → Formular kann der Administrator Felder als Pflichtfelder festlegen, etwa die Seriennummer, damit sie niemand vergisst.
Ruft ein Kunde an, klickt das Büro auf Arbeitsauftrag erstellen, sucht den Kunden nach Name oder Telefon und wählt das Gerät. Ist der Kunde neu, wird er mit Neu hinzufügen angelegt. Dann weist das Büro den Auftrag einem Techniker zu und notiert, was der Kunde beschrieben hat. Der Techniker hat den Auftrag sofort auf seinem Handy, ganz ohne Papier.
Beim Kunden: alles am Handy
Der Techniker öffnet den Auftrag beim Kunden am Handy:
- 1Auf der Karte Arbeitszeit klickt er auf Arbeit starten. Solange die Zeit läuft, ist der Auftrag überall rot mit In Arbeit markiert, so weiß das Büro, wo er gerade ist.
- 2Bei Dokumente klickt er auf Foto aufnehmen und dann auf Fotos. Er fotografiert das Typenschild mit Modell und Seriennummer und den Defekt selbst. Die Fotos hängen am Auftrag.
- 3Er erfasst die Arbeit: hakt Leistungen aus der Liste ab oder fügt eine eigene Position hinzu und fügt das Ersatzteil aus dem Lager hinzu oder scannt seinen Barcode.
- 4Hat er das Teil nicht dabei, klickt er im Auftrag auf Beim Lieferanten suchen und sieht, wo er es bestellen kann.
- 5Ist er fertig, klickt er auf Stopp. Beginnt er die Arbeit an einem anderen Auftrag, stoppt die Zeit am vorherigen von selbst.
Verzögert sich die Reparatur, weil ein Teil bestellt werden muss, schickt der Techniker dem Kunden mit SMS an Kunden direkt aus dem Auftrag eine kurze Nachricht. Vergessene Zeit trägt er mit Manuell eintragen nach.
Im Büro: kein Abtippen mehr
Das Büro sieht Fotos, Positionen und Arbeitszeit am Computer, sobald der Techniker sie speichert. Unter Arbeit → Arbeitsaufträge sucht es nach Nummer, Kunde oder Status und weiß so, welche Aufträge offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind. Den Auftrag als PDF schickt es dem Kunden per E-Mail oder druckt ihn aus.
Ist die Arbeit erledigt und der Auftrag abgeschlossen, werden die verbauten Ersatzteile automatisch vom Lager abgebucht. Die Rechnung erstellt das Büro direkt aus dem Auftrag, als steuerlich konforme Rechnung oder in Ihrem Buchhaltungsprogramm, etwa Lexware Office oder sevDesk. Techniker können einen Auftrag nicht selbst abschließen, deshalb prüft das Büro vorher noch einmal Positionen und Beträge.
Wenn Sie für Arbeiten Vorgabezeiten hinterlegen, zum Beispiel eine halbe Stunde für den Tausch eines Heizelements, zeigen die Berichte geleistete Stunden und Leistungsgrad jedes Technikers im gewählten Zeitraum.
Was sich geändert hat
Der Auftrag wird einmal geschrieben, direkt beim Kunden. Seriennummer, Garantie und Fotos vom Defekt stehen im Auftrag und sind auch bei einer Reklamation ein halbes Jahr später zur Hand. Die Arbeitszeit läuft im Auftrag statt im Gedächtnis, und die Teile verlassen das Lager, sobald der Auftrag abgeschlossen ist. Am Nachmittag tippt das Büro nichts mehr ab, es prüft nur noch und stellt die Rechnung.
