Vezmime si servis domácich spotrebičov a klimatizácií s dvoma technikmi v teréne a jednou osobou v kancelárii. Ráno si technici v kancelárii vezmú papierové zákazky a odídu k zákazníkom. U zákazníka zapíšu, čo bolo pokazené a ktorý diel vymenili, fotky poruchy však zostanú v ich mobiloch. Hodiny si pamätajú alebo ich odhadnú. Popoludní kancelária všetko prepisuje do počítača, hľadá sériové číslo na pokrčenom papieri a volá technikovi, ktorý diel vlastne namontoval.
Ide o ilustračný príklad, ktorý pozná mnohý servis. Ďalej je opísané, ako takúto prácu zorganizujete v eNalogu, aby technik doplnil zákazku v mobile priamo u zákazníka a kancelária všetko videla hneď.
Čo brzdilo prácu
- ✓Všetko sa písalo dvakrát: najprv na papier, potom do počítača.
- ✓Sériové čísla a údaje o záruke chýbali alebo boli prepísané nesprávne.
- ✓Fotky porúch zostávali v súkromných mobiloch, a tak pri reklamácii chýbali.
- ✓Čas práce sa odhadoval spamäti a použité diely sa zo skladu odpisovali neskoro.
Zákazku pripraví kancelária
Keď je zvolené odvetvie servisu zariadení, predmetom zákazky je zariadenie: výrobca, model, sériové číslo a záruka. Administrátor môže v Nastavenia firmy → Všeobecné → Formulár určiť povinné polia, napríklad sériové číslo, aby ho nikto nezabudol.
Keď zákazník zavolá, kancelária klikne na Vytvoriť zákazku, nájde zákazníka podľa mena alebo telefónu a vyberie zariadenie. Ak je zákazník nový, pridá ho cez Pridať nový. Potom zákazku pridelí technikovi a zapíše, čo zákazník opísal. Technik má zákazku hneď v mobile, bez papiera.
U zákazníka: všetko v mobile
Technik otvorí zákazku v mobile, keď príde k zákazníkovi:
- 1Na karte Čas práce klikne na Začať prácu. Kým čas beží, zákazka je všade označená červeným štítkom Prebieha, takže kancelária vie, kde je.
- 2Pri Dokumentoch klikne na Odfotiť a potom na Fotky. Odfotí typový štítok s modelom a sériovým číslom aj samotnú poruchu. Fotky sa priložia k zákazke.
- 3Zapíše vykonanú prácu: označí služby z číselníka alebo pridá vlastnú položku a náhradný diel pridá zo skladu alebo naskenuje jeho čiarový kód.
- 4Ak diel nemá pri sebe, klikne na zákazke na Hľadať u dodávateľa a pozrie, kde ho môže objednať.
- 5Keď skončí, klikne na Zastaviť. Ak začne prácu na inej zákazke, čas na predchádzajúcej sa zastaví sám.
Ak sa oprava predĺži, lebo treba objednať diel, technik pošle zákazníkovi krátku správu tlačidlom SMS zákazníkovi priamo zo zákazky. Čas, ktorý zabudol spustiť, zapíše cez Pridať ručne.
V kancelárii: už žiadne prepisovanie
Kancelária vidí fotky, položky a čas práce v počítači hneď, ako ich technik uloží. V Práca → Zákazky hľadá podľa čísla, zákazníka alebo stavu, takže vie, ktoré zákazky sú otvorené, prebiehajú alebo sú ukončené. PDF zákazky pošle zákazníkovi e-mailom alebo ho vytlačí.
Keď je práca hotová a zákazka ukončená, použité náhradné diely sa zo skladu odpíšu samy. Zo zákazky kancelária vystaví faktúru s platbou na účet a QR kódom PAY by square. Hotovostné a kartové platby idú na Slovensku cez eKasu, ktorú eNalog zatiaľ nemá. Technici nemôžu zákazku uzavrieť sami, preto kancelária ešte raz skontroluje položky a sumy.
Ak pre úkony zadáte normy, napríklad pol hodiny na výmenu ohrevného telesa, v Prehľadoch vidíte odpracované hodiny a výkon každého technika vo zvolenom období.
Čo sa zmenilo
Zákazka sa píše raz, priamo u zákazníka. Sériové číslo, záruka a fotky poruchy sú na zákazke, takže sú poruke aj pri reklamácii o pol roka. Čas práce beží na zákazke, nie v pamäti, a diely sa odpíšu zo skladu hneď po ukončení zákazky. Kancelária popoludní už nič neprepisuje, len skontroluje a vyfakturuje.
