Pensemos en un servicio técnico de electrodomésticos y aire acondicionado con dos técnicos en ruta y una persona en la oficina. Por la mañana los técnicos recogen órdenes de trabajo en papel y salen hacia los clientes. En cada casa anotan qué fallaba y qué pieza han cambiado, mientras las fotos de la avería se quedan en su propio móvil. Las horas las recuerdan o las calculan a ojo. Por la tarde la oficina lo pasa todo al ordenador, busca un número de serie en una hoja arrugada y llama al técnico para preguntar qué pieza montó en realidad.
Es un ejemplo ilustrativo que muchos servicios técnicos reconocerán. A continuación verá cómo organizar este trabajo con eNalog para que el técnico complete la orden en el móvil en casa del cliente y la oficina lo vea todo al momento.
Qué frenaba el trabajo
- ✓Todo se escribía dos veces: primero en papel y luego en el ordenador.
- ✓Faltaban números de serie y datos de garantía, o se copiaban mal.
- ✓Las fotos de las averías se quedaban en móviles personales y no estaban cuando llegaba una reclamación.
- ✓El tiempo de trabajo se calculaba de memoria y las piezas usadas salían del almacén con retraso.
La oficina prepara la orden
Cuando el sector elegido es el servicio técnico de aparatos, el objeto de la orden es un dispositivo: fabricante, modelo, número de serie y garantía. En Ajustes de la empresa → General → Formulario el administrador puede hacer obligatorios algunos campos, por ejemplo el número de serie, para que nadie lo olvide.
Cuando llama un cliente, la oficina pulsa Crear orden de trabajo, busca al cliente por nombre o teléfono y elige el aparato. Si el cliente es nuevo, lo añade con Añadir nuevo. Después asigna la orden a un técnico y anota lo que ha descrito el cliente. El técnico tiene la orden en el móvil al instante, sin papel.
En casa del cliente: todo en el móvil
Al llegar, el técnico abre la orden en el móvil:
- 1En la tarjeta Tiempo de trabajo pulsa Iniciar trabajo. Mientras corre el tiempo, la orden aparece en todas partes con la etiqueta roja En proceso, así la oficina sabe dónde está.
- 2En Documentos pulsa Tomar una foto y luego Fotos. Fotografía la placa con el modelo y el número de serie, y la propia avería. Las fotos se adjuntan a la orden.
- 3Registra el trabajo: marca servicios de la lista o añade un concepto propio, y añade el recambio desde el almacén o escanea su código de barras.
- 4Si no lleva la pieza, pulsa en la orden Buscar en el proveedor y ve dónde pedirla.
- 5Al terminar, pulsa Detener. Si empieza a trabajar en otra orden, el tiempo de la anterior se detiene solo.
Si la reparación se alarga porque hay que pedir una pieza, el técnico envía al cliente un mensaje breve con SMS al cliente directamente desde la orden. El tiempo que olvidó iniciar lo añade con Añadir manualmente.
En la oficina: se acabó copiar
La oficina ve en el ordenador las fotos, los conceptos y el tiempo de trabajo en cuanto el técnico los guarda. En Trabajo → Órdenes de trabajo busca por número, cliente o estado y sabe qué órdenes están abiertas, en curso o finalizadas. El PDF de la orden se envía al cliente por correo electrónico o se imprime.
Cuando el trabajo está hecho y la orden finalizada, los recambios usados salen del almacén automáticamente. En España la factura se emite en Holded, que cumple VERI*FACTU; eNalog no emite facturas allí. Los técnicos no pueden cerrar una orden por su cuenta, así que la oficina revisa antes los conceptos y los importes.
Si introduce tiempos estándar para los trabajos, por ejemplo media hora para cambiar una resistencia, en Informes verá las horas trabajadas y el rendimiento de cada técnico en el periodo elegido.
Qué ha cambiado
La orden se escribe una sola vez, en casa del cliente. El número de serie, la garantía y las fotos de la avería están en la orden y siguen a mano incluso ante una reclamación seis meses después. El tiempo de trabajo corre en la orden y no en la memoria, y las piezas salen del almacén en cuanto se finaliza la orden. Por la tarde la oficina ya no copia nada: solo revisa y factura.
