Papírové zakázky fungují dobře, dokud je dílna malá. Jakmile máte víc zákazníků, víc vozidel a víc lidí, začne hledání lístků, přepisování do počítače a dohadování, kdo co udělal. Dobrá zpráva: na digitální zakázky přejdete za jeden týden.
1. den: základní nastavení
Zadejte údaje o firmě, vyberte svůj obor a přidejte kolegy. Když vyberete obor, eNalog vám nastaví správná pole na zakázce – vozidlo a stav km pro autoservis, adresu zakázky pro instalatéry, sériové číslo pro servis zařízení. Pokud máte ceník v Excelu, naimportujte ho.
2. den: jeden pult, jeden člověk
Nezavádějte všechno najednou. První den otevírá nové zakázky jen člověk na příjmu. Papírové zakázky mohou ještě pár dní běžet souběžně, ale každá nová zakázka už je v systému.
3. den: kiosek v dílně
Postavte do dílny tablet nebo počítač. Pracovníci se přihlásí kartou nebo PINem, vyberou zakázku a pustí se do práce. Žádné psaní, jen klepnutí. Právě proto to pracovníci přijmou: práci jim to usnadní, ne ztíží.
4. den: telefony na fotky
Každá zakázka má QR kód. Naskenujete ho telefonem a můžete vyfotit VIN, tachometr, poškození nebo hotovou práci. Fotky se hned objeví na zakázce v počítači.
5. den: první faktury ze zakázek
Jakmile je zakázka uzavřená, vystavíte z ní fakturu. Služby a díly jsou už zadané, faktura se fiskalizuje a odešle zákazníkovi e-mailem. Tady ušetříte nejvíc času: žádné další přepisování.
Po prvním týdnu
Jakmile tým pracuje se zakázkami, přidejte, co potřebujete: online rezervace, sklad, digitální prohlídky nebo evidenci příchodů a odchodů. Každý modul zapnete zvlášť, až budete připraveni.
Na co si dát pozor
- ✓Určete jednoho člověka, který bude v prvním týdnu odpovídat na dotazy týmu.
- ✓Papír odložte, jakmile software používají všichni, jinak se lidé vrátí ke starým zvykům.
- ✓Po dvou týdnech se podívejte na přehled hodin: poprvé uvidíte, kam čas mizí.