Uzmimo servis kućanskih aparata i klima-uređaja s dva servisera na terenu i jednom osobom u uredu. Ujutro serviseri u uredu uzmu papirnate naloge i krenu klijentima. Kod klijenta na nalog zapišu što je bilo neispravno i koji su dio zamijenili, a slike kvara ostanu na njihovim mobitelima. Sate pamte ili procjenjuju. Poslijepodne ured sve prepisuje u računalo, traži serijski broj na zgužvanom papiru i zove servisera da pita koji je dio zapravo ugradio.
Riječ je o ilustrativnom primjeru koji poznaje mnogi servis. U nastavku je opisano kako takav rad urediti u eNalogu, tako da serviser dopuni nalog na mobitelu kod klijenta, a ured sve odmah vidi.
Što je otežavalo rad
- ✓Sve se pisalo dvaput: najprije na papir, zatim u računalo.
- ✓Serijski brojevi i podaci o jamstvu nedostajali su ili su bili krivo prepisani.
- ✓Slike kvarova ostajale su na privatnim mobitelima pa ih kod reklamacije nije bilo.
- ✓Vrijeme rada procjenjivalo se napamet, a ugrađeni dijelovi kasno su se skidali sa zalihe.
Nalog priprema ured
Kad je odabrana djelatnost servisa uređaja, predmet naloga je uređaj: proizvođač, model, serijski broj i jamstvo. Administrator u Postavke tvrtke → Općenito → Obrazac može odrediti obvezna polja, npr. serijski broj, da ga nitko ne zaboravi.
Kad klijent nazove, ured klikne Stvori radni nalog, pronađe klijenta po imenu ili telefonu i odabere uređaj. Ako je klijent nov, doda ga s Dodaj novo. Zatim nalog dodijeli serviseru i upiše što je klijent opisao. Serviser odmah ima nalog na mobitelu, bez papira.
Kod klijenta: sve na mobitelu
Serviser otvori nalog na mobitelu kad stigne klijentu:
- 1Na kartici Vrijeme rada klikne Započni rad. Dok vrijeme teče, nalog je posvuda označen crvenom oznakom U radu, pa ured zna gdje je.
- 2Kod Dokumenata klikne Slikaj pa Slike. Slika pločicu s modelom i serijskim brojem te sam kvar. Slike se prilažu nalogu.
- 3Upiše obavljeni rad: označi usluge iz šifrarnika ili doda svoju stavku, a rezervni dio doda iz skladišta ili skenira njegov barkod.
- 4Ako dio nema sa sobom, na nalogu klikne Traži kod dobavljača i vidi gdje ga može naručiti.
- 5Kad završi, klikne Zaustavi. Ako započne rad na drugom nalogu, vrijeme na prethodnom zaustavi se samo.
Ako se popravak oduži jer treba naručiti dio, serviser klijentu gumbom SMS klijentu pošalje kratku poruku izravno iz naloga. Vrijeme koje je zaboravio pokrenuti upiše s Upiši ručno.
U uredu: nema više prepisivanja
Ured na računalu vidi slike, stavke i vrijeme rada čim ih serviser spremi. U Rad → Radni nalozi pretražuje po broju, klijentu ili stanju pa zna koji su nalozi otvoreni, u tijeku ili završeni. PDF naloga šalje klijentu e-poštom ili ga ispisuje.
Kad je posao obavljen i nalog završen, ugrađeni rezervni dijelovi sami se skidaju sa zalihe. Iz naloga ured izdaje fiskalizirani račun ili račun u Solo ili Minimax HR. Serviseri ne mogu sami zaključiti nalog, pa ured prije toga još jednom provjeri stavke i iznose.
Ako za poslove upišete normative, npr. pola sata za zamjenu grijača, u Izvješćima vidite odrađene sate i učinak svakog servisera u odabranom razdoblju.
Što se promijenilo
Nalog se piše jednom, kod klijenta. Serijski broj, jamstvo i slike kvara nalaze se na nalogu, pa su pri ruci i kod reklamacije za pola godine. Vrijeme rada teče na nalogu, ne u sjećanju, a dijelovi se skidaju sa zalihe čim se nalog završi. Ured poslijepodne više ne prepisuje, nego samo provjeri i izda račun.
