Le technicien électroménager sur le terrain : ordre de travail, photos et temps passé chez le client

Exemple concret

Prenons un service d’électroménager et de climatisation avec deux techniciens sur le terrain et une personne au bureau. Le matin, les techniciens prennent des ordres de travail papier et partent chez les clients. Sur place, ils notent ce qui n’allait pas et la pièce remplacée, tandis que les photos de la panne restent sur leur propre téléphone. Les heures, ils s’en souviennent ou les estiment. L’après-midi, le bureau ressaisit tout sur l’ordinateur, cherche un numéro de série sur une feuille froissée et appelle le technicien pour savoir quelle pièce il a vraiment montée.

C’est un exemple illustratif que beaucoup de services reconnaîtront. Voici comment organiser ce travail dans eNalog pour que le technicien complète l’ordre sur son téléphone chez le client et que le bureau voie tout immédiatement.

Ce qui compliquait le travail

• ✓Tout était écrit deux fois : d’abord sur papier, puis à l’ordinateur.
• ✓Les numéros de série et les informations de garantie manquaient ou étaient mal recopiés.
• ✓Les photos des pannes restaient sur des téléphones personnels et manquaient en cas de réclamation.
• ✓Le temps de travail était estimé de mémoire et les pièces utilisées sortaient du stock en retard.

Le bureau prépare l’ordre de travail

Quand le secteur choisi est le dépannage d’appareils, l’objet de l’ordre est un appareil : fabricant, modèle, numéro de série et garantie. Dans Paramètres de l’entreprise → Général → Formulaire, l’administrateur peut rendre des champs obligatoires, par exemple le numéro de série, pour que personne ne l’oublie.

Quand un client appelle, le bureau clique sur Créer un ordre, retrouve le client par son nom ou son téléphone et choisit l’appareil. Si le client est nouveau, il l’ajoute avec Ajouter. Puis il attribue l’ordre à un technicien et note ce que le client a décrit. Le technicien a l’ordre tout de suite sur son téléphone, sans papier.

Chez le client : tout sur le téléphone

Arrivé chez le client, le technicien ouvre l’ordre sur son téléphone :

1. 1Sur la carte Temps de travail, il clique sur Démarrer. Tant que le chrono tourne, l’ordre est signalé partout par une étiquette rouge En cours : le bureau sait où il est.
2. 2Dans Documents, il clique sur Prendre une photo puis sur Photos. Il photographie la plaque signalétique avec le modèle et le numéro de série, et la panne elle-même. Les photos sont jointes à l’ordre.
3. 3Il saisit le travail : coche des prestations dans la liste ou ajoute sa propre ligne, et ajoute la pièce depuis l’entrepôt ou scanne son code-barres.
4. 4S’il n’a pas la pièce sur lui, il clique sur Chercher chez le fournisseur dans l’ordre et voit où la commander.
5. 5Quand il a fini, il clique sur Arrêter. S’il démarre un autre ordre, le chrono du précédent s’arrête tout seul.

Si la réparation traîne parce qu’une pièce doit être commandée, le technicien envoie un court message au client avec SMS au client, directement depuis l’ordre. Le temps qu’il a oublié de démarrer se saisit avec Saisie manuelle.

Au bureau : plus de ressaisie

Le bureau voit les photos, les lignes et le temps de travail sur l’ordinateur dès que le technicien les enregistre. Dans Travail → Ordres de travail, il cherche par numéro, client ou statut et sait quels ordres sont ouverts, en cours ou terminés. Le PDF de l’ordre part chez le client par e-mail ou s’imprime.

Quand le travail est fait et l’ordre terminé, les pièces utilisées sortent du stock automatiquement. Le bureau facture ensuite le client, la facture étant établie dans Pennylane. Les techniciens ne peuvent pas clôturer un ordre eux-mêmes : le bureau vérifie donc encore une fois les lignes et les montants.

Si vous saisissez des temps standard, par exemple une demi-heure pour remplacer une résistance, les Rapports montrent les heures travaillées et le rendement de chaque technicien sur la période choisie.

Ce qui a changé

L’ordre de travail s’écrit une seule fois, chez le client. Numéro de série, garantie et photos de la panne sont sur l’ordre et restent à portée de main même pour une réclamation six mois plus tard. Le temps de travail tourne sur l’ordre et non dans les mémoires, et les pièces quittent le stock dès que l’ordre est terminé. L’après-midi, le bureau ne ressaisit plus rien : il vérifie et facture.

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