Papierové zákazky fungujú dobre, kým je dielňa malá. Keď pribudne zákazníkov, vozidiel a ľudí, začne sa hľadanie papierikov, prepisovanie do počítača a otázky, kto čo urobil. Dobrá správa: na digitálne zákazky prejdete za jeden týždeň.
1. deň: základné nastavenie
Zadajte údaje o firme, vyberte svoje odvetvie a pridajte kolegov. Keď vyberiete odvetvie, eNalog vám nastaví správne polia zákazky – vozidlo a stav tachometra pre autoservis, adresu práce pre inštalatérov, sériové číslo pre servis zariadení. Ak máte cenník v Exceli, naimportujte ho.
2. deň: jeden pult, jeden človek
Nezavádzajte všetko naraz. Prvý deň otvára nové zákazky len človek na recepcii. Papierové zákazky môžu ešte pár dní bežať súbežne, ale každá nová zákazka je už v systéme.
3. deň: kiosk v dielni
Postavte do dielne tablet alebo počítač. Pracovníci sa prihlásia kartou alebo PIN-om, vyberú zákazku a začnú pracovať. Žiadne písanie, len ťuknutie. Práve preto to pracovníci prijmú: prácu im to uľahčí, nie sťaží.
4. deň: telefóny na fotky
Každá zákazka má QR kód. Naskenujte ho telefónom a môžete odfotiť VIN, tachometer, poškodenia alebo hotovú prácu. Fotky sa na zákazke v počítači objavia okamžite.
5. deň: prvé faktúry zo zákaziek
Keď je zákazka uzavretá, vystavíte z nej faktúru. Služby a diely sú už zadané, faktúra sa fiškalizuje a pošle zákazníkovi e-mailom. Tu ušetríte najviac času: už žiadne prepisovanie.
Po prvom týždni
Keď tím pracuje so zákazkami, pridajte, čo potrebujete: online rezervácie, sklad, digitálne prehliadky alebo evidenciu príchodov a odchodov. Každý modul zapnete samostatne, keď budete pripravení.
Na čo si dať pozor
- ✓Vyberte jedného človeka, ktorý bude prvý týždeň odpovedať na otázky tímu.
- ✓Papier odložte hneď, ako všetci používajú softvér, inak sa ľudia vrátia k starým zvykom.
- ✓Po dvoch týždňoch sa pozrite na prehľad hodín: prvýkrát uvidíte, kam sa čas stráca.