Prendiamo un gommista con due postazioni di montaggio, tre montatori e una persona all’accettazione. A ottobre e ad aprile il telefono squilla tutto il giorno. Gli appuntamenti sono scritti su un’agenda di carta che un giorno apre uno, il giorno dopo un altro. I pneumatici che i clienti lasciano in deposito per la stagione sono annotati su un quaderno: nome, targa, «scaffale 4». Quando il cliente arriva, il montatore cerca su tutti gli scaffali perché durante la stagione qualcuno ha spostato una fila. Alcuni clienti dimenticano l’appuntamento, altri vengono segnati due volte.
È un esempio illustrativo che molti gommisti conoscono bene. Di seguito vediamo come organizzare un’officina così nella stagione del cambio con eNalog: appuntamenti con promemoria, deposito con numeri ed etichette e avvisi per i pneumatici che non sono più adatti alla strada.
Cosa rallentava la stagione
- ✓Gli appuntamenti erano sull’agenda, quindi qualcuno doveva restare sempre al telefono.
- ✓I clienti dimenticavano l’appuntamento e i posti liberi restavano vuoti.
- ✓Il quaderno non diceva con precisione dove fosse un treno di gomme né in che stato fosse alla consegna.
- ✓Nessuno avvisava il cliente che le sue gomme invernali in deposito avevano il battistrada quasi finito.
Appuntamenti: prenotazione online e promemoria SMS
In Impostazioni azienda → Prenotazioni l’amministratore imposta l’orario di lavoro e la durata degli appuntamenti, poi pubblica il link di prenotazione sul sito o lo manda ai clienti. Così i clienti prenotano da soli, anche la sera quando l’officina è chiusa. Le nuove richieste compaiono in Lavoro → Prenotazioni, dove l’accettazione le conferma o le rifiuta; il cliente riceve un’e-mail in entrambi i casi.
Chi telefona non resta escluso. La persona all’accettazione, o un montatore sul tablet in officina, clicca Nuova prenotazione e sceglie giorno, orario libero (quelli occupati sono arancioni), durata e cliente. Un appuntamento così è subito confermato. A sinistra c’è un calendario mensile in cui i giorni più pieni sono più scuri, così si vede subito dove c’è ancora posto.
Il cliente con una prenotazione confermata riceve due SMS: il pomeriggio del giorno prima e la mattina dell’appuntamento. Sono attivi di default e ognuno usa un SMS del pacchetto. Quando il cliente arriva, il montatore clicca sull’appuntamento e si apre un ordine di lavoro con cliente, veicolo e servizio già compilati.
Pneumatici in deposito
Quando il cliente lascia un treno di gomme, il montatore lo registra in Clienti → Deposito pneumatici:
- 1Clicca Deposita pneumatici e sceglie cliente e veicolo.
- 2Sceglie la stagione (estive, invernali o quattro stagioni) e inserisce misura, marca, modello e DOT.
- 3Indica se i pneumatici sono su cerchi e inserisce la profondità del battistrada misurata per ogni ruota.
- 4Inserisce la posizione, per esempio scaffale A3, e salva. Il treno riceve un numero di deposito come H-0012.
- 5Clicca Etichetta e stampa quattro etichette con numero, stagione, posizione, cliente, veicolo e codice QR.
Si possono etichettare anche gli scaffali: Etichette posizioni stampa le etichette per i posti del deposito. Quando il montatore scansiona con il telefono il codice QR sullo scaffale, vede tutti i treni lì depositati. Il quaderno non serve più e un treno si trova per numero di deposito, targa, telefono, misura o marca.
Il cambio in pochi clic
Quando il cliente arriva per il cambio stagionale, il montatore clicca Cambio sul suo treno in deposito. Cliente, veicolo e posizione sono già compilati e la stagione è impostata su quella opposta. Inserisce solo i pneumatici smontati e il loro battistrada, poi clicca Esegui il cambio. Il treno in deposito risulta restituito, quello smontato riceve un nuovo numero e nuove etichette. Se il cliente ritira soltanto le gomme, basta Restituisci.
Anche durante un normale tagliando, l’ordine di lavoro del veicolo mostra quale treno avete in deposito e dove. Così già al cambio dell’olio potete ricordare al cliente che è ora delle gomme invernali.
Avvisi e promemoria stagionali
Il deposito segnala i treni con battistrada basso, sotto il minimo di legge, oppure con pneumatici che secondo il DOT hanno sei anni o più. Il montatore lo dice al cliente durante il cambio e l’accettazione può preparare in anticipo un preventivo per pneumatici nuovi.
In fondo alla pagina del deposito l’amministratore o l’ufficio attiva i Promemoria stagionali e fissa una data per la primavera e una per l’autunno. Quel giorno i clienti che hanno da voi le gomme per la stagione in arrivo ricevono un messaggio che li invita a prenotare il cambio. Se la prenotazione online è attiva, nel messaggio c’è un pulsante per prenotare, così i clienti si distribuiscono da soli invece di chiamare tutti nella stessa settimana.
Deposito pneumatici, prenotazioni e SMS sono inclusi nei pacchetti Pro e Premium. Finito il cambio, il montatore chiude l’ordine di lavoro e la fattura viene emessa direttamente da lì, in regola con le norme fiscali.
Cosa è cambiato
Gli appuntamenti sono in un unico posto e visibili a tutti, anche sul tablet in officina. I clienti ricevono un promemoria, quindi restano meno buchi in agenda. Ogni treno ha il suo numero, la sua etichetta e la sua posizione, e il montatore lo trova senza cercare. Lo stato dei pneumatici è registrato alla consegna e l’app mostra da sola a chi proporre gomme nuove.
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