Vzemimo avtoservis s petimi mehaniki in eno osebo na sprejemu. Zjutraj med sedmo in osmo stranke pripeljejo pet ali šest avtomobilov hkrati. Sprejemnik na list zapiše registrsko, kilometre in kaj stranka želi, poškodbe pa obkroži na skici avtomobila ali jih v naglici sploh ne zapiše. Popoldne nekdo vse prepiše v računalnik. Ko stranka ob prevzemu vpraša, ali je bila praska na odbijaču že prej, nihče ne ve zagotovo.
Ta primer je ponazoritev, kakršnih je v delavnicah veliko. Spodaj je opisano, kako tak sprejem uredite v eNalogu s telefonom, ki ga ima sprejemnik tako ali tako v žepu.
Kaj je oviralo delo pri sprejemu
- ✓Podatki so se pisali dvakrat: najprej na papir, nato v računalnik.
- ✓Registrske in VIN so se pri prepisovanju zatipkali, zato vozila v bazi niso bila vedno najdena in so nastajali dvojniki.
- ✓Stanja vozila ob prevzemu ni bilo mogoče pokazati, ker slik ni bilo ali so ostale v telefonu sprejemnika.
- ✓Kilometri so manjkali ravno takrat, ko so bili potrebni, na primer pri dogovoru za naslednji servis.
Nova stranka kar iz prometnega dovoljenja
Če stranka pride prvič, sprejemnik v Stranke → Dodaj novo klikne Slikaj ali naloži dokument in poslika prometno dovoljenje. Ime, naslov, registrska številka in VIN se vpišejo sami, sprejemnik jih le preveri in doda telefon ter e-pošto. Slika dokumenta se nikjer ne shrani, iz nje se samo preberejo podatki.
Iz VIN-a eNalog dopolni podatke o vozilu, kot so motor, gorivo in oblika. Pri redkih vozilih, ki jih noben vir ne pozna, se vpiše vsaj znamka, model pa doda sprejemnik. Stranka ima lahko več vozil, zato družinski avto in službeni kombi ostaneta pri isti stranki.
Sprejem vozila korak za korakom
Za stranko, ki je že v bazi, sprejem poteka tako:
- 1Na računalniku na sprejemu sprejemnik klikne Ustvari nalog. Desno ob obrazcu je plošča Telefon s QR kodo.
- 2QR kodo skenira s kamero telefona. Prijava na telefonu ni potrebna, koda velja samo za ta nalog in se sama obnovi.
- 3Na telefonu tapne Registrska in poslika tablico, ali VIN in poslika številko pod vetrobranskim steklom. Prebrano preveri in klikne Pošlji na računalnik.
- 4V Stanje km vpiše kilometre s števca.
- 5Pod Slike poslika vozilo z vseh strani in vsako poškodbo posebej.
- 6Na računalniku se v okvirju S telefona v nekaj sekundah pokaže vse poslano. Vozilo z isto registrsko ali VIN-om se izbere samo, skupaj s stranko, kilometri pa se vpišejo v polje.
- 7Sprejemnik vpiše, kaj stranka želi, nalog dodeli mehaniku in ga shrani z Ustvari nalog. Slike se priložijo nalogu.
Če se stranka naroči vnaprej, sprejemnik lahko najprej odpre Sprejemni nalog z datumom in uro, postavke pa se dodajo kasneje, ko je vozilo v delavnici.
Kaj se je spremenilo pri delu
Sprejem se ne piše več dvakrat. Kar sprejemnik poslika in vpiše ob avtomobilu, je takoj na nalogu, ki ga mehanik vidi na svoji nadzorni plošči. Slike stanja ob prevzemu so priložene nalogu, zato je pogovor o praski na odbijaču kratek: odpre se nalog in pogleda slike z datumom prevzema.
Ker se nov nalog med pisanjem sproti shranjuje kot osnutek, ni težav, če sprejemnika zmoti telefonski klic ali nova stranka na vratih. Osnutek ostane do tri dni, na seznamu nalogov pa ga sprejemnik nadaljuje z gumbom Nadaljuj. Telefon ga medtem še naprej dopolnjuje.
Kilometri so zapisani na vsakem nalogu, vsi opravljeni servisi pa se zbirajo v digitalni servisni knjigi vozila. Stranki jo lahko natisnete ali pošljete kot povezavo, kar pride prav tudi, ko avto prodaja.
Ko je treba kaj dodati med delom
Plošča s QR kodo je tudi na že odprtem nalogu, desno nad dokumenti. Mehanik, ki med delom opazi obrabljen del, ga poslika s telefonom in slika se takoj shrani na nalog. Če je na vozilu že vpisan drug VIN ali registrska, eNalog to pokaže z gumbom Uporabi s telefona, zato se obstoječi podatek ne zamenja po pomoti.
Če nalog odprete kar na telefonu, QR kode ni. Namesto nje je pri stranki oziroma pri Dokumentih gumb Slikaj, ki odpre iste možnosti: VIN, registrsko in slike. Tako lahko mehanik sprejme vozilo tudi sam, ko sprejemnika ni.
Ko je delo opravljeno, pisarna nalog prek predogleda PDF natisne ali ga pošlje stranki po e-pošti. Če stranka med popravilom potrebuje nadomestno vozilo, ga v Delo → Nadomestna vozila izdate s podpisom pogojev izposoje na zaslonu.
Na kratko
Pri sprejemu vozila je telefon najhitrejše orodje: poslika tablico ali VIN, zabeleži kilometre in stanje vozila, podatki pa se pokažejo na nalogu na računalniku. Delavnica ima tako za vsako vozilo zapisano, v kakšnem stanju je prišlo, brez listkov in brez prepisovanja ob koncu dneva.