Neem een bandenservice met twee montageplaatsen, drie monteurs en één persoon aan de balie. In oktober en april gaat de hele dag de telefoon. Afspraken komen in een papieren agenda die de ene dag door de een en de volgende dag door een ander wordt bijgehouden. Banden die klanten over het seizoen laten opslaan, staan in een schrift: naam, kenteken, “stelling 4”. Komt de klant, dan zoekt een monteur alle stellingen af omdat iemand in de loop van het seizoen een rij heeft verplaatst. Sommige klanten vergeten hun afspraak, andere staan dubbel ingepland.
Dit is een voorbeeld ter illustratie dat veel bandenservices zullen herkennen. Hieronder leest u hoe u zo’n bedrijf in het wisselseizoen met eNalog runt: afspraken met herinneringen, opslag met nummers en labels, en waarschuwingen voor banden die niet meer verkeersveilig zijn.
Wat het seizoen vertraagde
- ✓Afspraken stonden in een agenda, dus er moest altijd iemand bij de telefoon blijven.
- ✓Klanten vergaten hun afspraak en vrije tijdsloten bleven onbenut.
- ✓In het opslagschrift stond niet precies waar een set lag of in welke staat die bij inname was.
- ✓Niemand waarschuwde klanten dat hun opgeslagen winterbanden bijna geen profiel meer hadden.
Afspraken: online boeken en sms-herinneringen
In Bedrijfsinstellingen → Reserveringen stelt de beheerder de openingstijden en de duur van een tijdslot in, en zet hij de openbare boekingslink op de website of stuurt hij die naar klanten. Klanten boeken zelf, ook ‘s avonds als de zaak dicht is. Nieuwe aanvragen verschijnen in Werk → Reserveringen, waar de balie ze bevestigt of afwijst; de klant krijgt in beide gevallen een e-mail.
Klanten die bellen, vallen niet buiten de boot. De persoon aan de balie, of een monteur op de werkplaatstablet, klikt op Nieuwe afspraak en kiest de dag, een vrij tijdstip (bezette tijden zijn oranje), de duur en de klant. Zo’n afspraak is meteen bevestigd. Links staat een maandkalender waarin drukkere dagen donkerder zijn, zodat u in één oogopslag ziet waar nog ruimte is.
Een klant met een bevestigde afspraak krijgt twee sms’jes: één de middag ervoor en één op de ochtend van de afspraak. Beide staan standaard aan en elk kost één sms uit het abonnement. Komt de klant binnen, dan klikt de monteur op de afspraak en opent er een werkorder waarin klant, voertuig en dienst al zijn ingevuld.
Banden in opslag nemen
Laat een klant een set bij u achter, dan legt de monteur die vast in Klanten → Bandenhotel:
- 1Hij klikt op Banden opslaan en kiest de klant en het voertuig.
- 2Hij kiest het seizoen (zomer, winter of all-season) en vult maat, merk, model en DOT in.
- 3Hij geeft aan of de banden op velgen zitten en vult de gemeten profieldiepte per wiel in.
- 4Hij vult de locatie in, bijvoorbeeld stelling A3, en slaat op. De set krijgt een opslagnummer zoals H-0012.
- 5Hij klikt op Label en drukt vier labels af met nummer, seizoen, locatie, klant, voertuig en een QR-code.
Ook de stellingen kunt u labelen: met Locatielabels drukt u labels af voor de plaatsen in uw opslag. Scant een monteur met zijn telefoon de QR-code op een stelling, dan ziet hij alle sets die daar liggen. Het schrift is verleden tijd, en een set is terug te vinden op opslagnummer, kenteken, telefoonnummer, maat of merk.
Wisselen in een paar klikken
Komt de klant voor de seizoenswissel, dan klikt de monteur bij de opgeslagen set op Wisselen. Klant, voertuig en locatie zijn al ingevuld en het seizoen staat op het tegenovergestelde. De monteur vult alleen de banden in die van de auto komen en hun profiel, en klikt op Wissel uitvoeren. De opgeslagen set wordt gemarkeerd als uitgegeven, de verwijderde set krijgt een nieuw nummer en nieuwe labels. Haalt de klant de set alleen op, dan klikt de monteur op Uitgeven.
Ook bij een gewone servicebeurt toont de werkorder van het voertuig welke set u opslaat en waar. Zo kunt u bij een olieverversing al zeggen dat het tijd is voor winterbanden.
Waarschuwingen en seizoensherinneringen
Het bandenhotel markeert sets met weinig profiel, profiel onder het wettelijke minimum of banden die volgens hun DOT-code zes jaar of ouder zijn. De monteur meldt dat de klant bij de wissel, en de balie kan alvast een offerte voor nieuwe banden klaarzetten.
Onderaan de pagina van het bandenhotel zet de beheerder of het kantoor Seizoensherinneringen aan en stelt een datum in voor het voorjaar en een voor het najaar. Op die dag krijgen klanten die banden voor het komende seizoen bij u hebben liggen een bericht met het verzoek een wisselafspraak te maken. Staat online boeken aan, dan bevat het bericht een knop om een tijdslot te boeken, zodat klanten zich spreiden in plaats van allemaal in dezelfde week te bellen.
Het bandenhotel, reserveringen en sms-berichten maken deel uit van de abonnementen Pro en Premium. Is de wissel klaar, dan sluit de monteur de werkorder en wordt de factuur er rechtstreeks uit gemaakt als fiscaal correcte factuur.
Wat er veranderde
Afspraken staan op één plek en zijn voor iedereen zichtbaar, ook op de werkplaatstablet. Klanten krijgen een herinnering, dus er blijven minder tijdsloten leeg. Elke set heeft een eigen nummer, label en locatie, zodat een monteur hem vindt zonder alle stellingen af te zoeken. De staat van de banden wordt bij inname vastgelegd, en de app laat zelf zien aan wie u nieuwe banden kunt aanbieden.